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The digital company – freedom to collaborate

I am closing down some of the open tabs, cleaning up draft versions and stuff I always wanted to blog about. Not all drafts stand the test of time, but some do. On the topic of good organization the report Digital company 2013: Freedom to collaborate written by Kim Thomas for the Economist Intelligence Unit stays interesting. Some of the key themes explored by the report are

Technology knowledge will permeate the enterprise.
Social networks will be common in the workplace, like it or not.
Beware information paralysis.
Digital tools will democratise access to information.
Digital tools provide employees with greater control over the information they can access.
IT will also need to loosen the reins.
Ceding technology control will be good medicine.

And they note that in order to realise the benefits of improved collaboration business leaders must come to terms with autonomy: “for employees, in how they access information and spend their work time; and for business units, in what technologies they purchase and how they use them. Above all, it will require from executives a great deal of courage—to allow technology to bring customers and other third parties into the company’s operations—and trust in their employees to access and use information freely.”

In Auto industry and Enterprise 2.0 Andrew McAfee speculated what he would do if appointed “Detroit CIO”. While the set of 10 principles he’s applying is good, I am not too convinced that technology, i.e. rolling out emergent social software platforms (ESSPs) to all employees of the company, starting internal CXO blogs etc. would do the trick. The car industry is a heavy user of IT already, adding to the pile of tools won’t help in overcoming resistance. And that’s where the rub is: implementing Enterprise 2.0 concepts must cope with the people, processes and the tools they employ in these processes (I specifically doubt that Six Sigma or Lean Production processes can benefit much from Enterprise 2.0 concepts, these are repeatbale and highly automated processes, i.e. they don’t need no flexibility, adaptivity or emergence). But some other advanced (knowledge work) processes might benefit a lot – hey, collaboration and social software might even help in turning around a basically flawed business model, so Andrew’s thought experiment is very welcome.

Then, IBM Research is looking at adoption, usage patterns, motivations, and overall impact of Social Software in the Workplace (pdf). The paper focuses on the internal usage of social networking (Beehive) and examines the individual goals people have when utilizing these platforms (like interacting with colleagues, career advancement, convincing and informing others about ideas and projects).

Via Stewart I found Gerard Tellis & Ashish Sood‘s article “How to Back the Right Technology” in the Wall Street Journals and MIT Sloan’s Business Insight – dealing with mistakes organizations often make when choosing which technologies to adopt:

They fail to distinguish among different levels of technology, with the result that they focus too much on one level and get tripped up by changes in another level.
They assume technological performance follows a standard path — from innovation to obsolescence. It often doesn’t.
They fail to recognize that technological innovations shape consumers’ tastes, not mere whims.

Good advice included, like e.g. try multiple things at once and don’t bet too heavily on one choice, on picking a winner:

[…] Technologies, and the competition among them, evolve in more-complex ways than conventional wisdom suggests. To make the right choices, managers need to understand these patterns of evolution.
[so that] executives can avoid some common mistakes: missing a market-changing technological breakthrough, embracing a hot technology too eagerly or abandoning another one too quickly, and underestimating the effect of new technologies on consumers’ tastes.

And if you’re in doubt what technologies to evaluate for 2009 EDS’ Charlie Bess gives you something to think about, see his predictions for 2009 (granted, a mixed bag of IT technologies and/or approaches). To me, most important and most interesting is his starting point:

In this [financial et al. crisis] situation, the investments in technology can actually have more impact than at any other time, since your competitors may be in a purely cost cutting mode. In 2009 organizations must maintain a balance between the new/strategic and the immediate return, between operational cost-cutting and operational excellence. Anytime there is this level of conflict, the situation is ripe for innovation

Well, basically looks like a good situation for social software in the enterprise aka Enterprise 2.0 …

Collaboration Techniques that really work – Lisa Reichelt @ Web 2.0 Expo Europe

Some notes on the first session at the Tuesday workshop session at Web 2.0 Expo Europe: “Collaboration Techniques that really work” with Leisa Reichelt. I really enjoyed the workshop, it was both easy going and immensely interesting. I went there to learn about new working patterns and methods, and learn about how to adopt these to my consulting practice.

We started off with all participants presenting themselves, at a minimum three tags were said. I got the impression of a pretty mixed crowd, i.e. there were developers, journalists, designer, start-uppers, business developers – and even one or two big Co guys too – mainly with an european background.

OK, here we go:

Collaboration = working together, especially with the enemy 😉
Collaboration ain’t inviting a bunch of people to a meeting at the beginning of a project
Collaboration ain’t working separately on the same project, yes, it’s all about the „actually working together“, not just contributing bits to a pot

Well, we all agreed that good collaboration is rare, it’s percveived as somehow fluffy, even when the benefits are so obvious. Some reasons:

good for team building & morale
good for communication
support and build up cross disciplinary skills and insight
more heads, eyes, perspectives enrich our work
we build up team & shareholder buy in
it’s fun too, yes, fully acknowledge this – people are social animals, we like it to be together with people we like, and with people that have energy and commitment (for the project)

If we do it right we can

turn stakeholders or customers into collaborative partners
build collaboration into project methodology – i.e. collaborate regularly with your project team
collaborate with your peers & invite other expert perspectives – Leisa offered us this good idea of inviting “wildcard collaborators” from the outside, they help us to think tangentially and integrate new perspectives

Ok, then, when to collaborate?

at the beginning of a project, but not JUST at the beginning
when you’re stuck, i.e. for trouble shooting and problem solving (this is collaborating with a narrow focus)
when you’re looking for inspiration (yes, wide focus)
regularly, well, it must be trained …

What kind of tools make sense?

people (the right ones!), i.e. people that like to collaborate
sticky notes & pens, whiteboards/ flip charts
fun stuff as stimuli
sugar in the afternoon (sic!, give them sweets to keep them alert and productive)
an objective (well, I know this is not exactly a tool, but close enough in Leisa’s line of arguing, agreed)

Later on we ventured into techniques that make brainstorming work, i.e. right people, preparation, „the rules“, the tools and the environment. Some noteworthy points are the Importance of a good facilitator and the aligning along useful rules, like e.g.

what is the problem / question?
we need to appoint a facilitator & a scribe
listen more than you talk (this can be really hard, it’s easy to dominate the group when you’re outspoken and have a deep interest in the ideas)
listen for your own ideas, but also add value to other peoples ideas
suspend judgement

One very important rule is “NO QUESTIONS”, good one but nothing new here. I actually liked the second “lifehack”, i.e. demand that any of the contributed ideas must start with the words: „I wish …“ or „how to …“ as this is helping in going from an idea to a story. Giving you a roundup of our group experience, dealing with ideas for a pizza restaurant is rather hard, so it pass on this one.

Well, second part of the workshop dealt with the KJ method for consensus, i.e.

1. determine the focus question
2. get „opinions“ / „ideas“ onto sticky notes
3. affinity sort into groups (likeness, clustering)
4. name groups
5. vote on group importance (three votes)
6. rank groups (two by two)

Some hints: a) if nobody votes for a group throw it away, you can get there later if you want b) rank them via counts of votes, then put the winner group besides the second group and discuss which is better (well, you basically apply some kind of bubble sort to this, finally you reach a list sorted by perceived importance) and c) in the voting stage it’s basically about discussing these things out, even when in the end it can be necessary to resolve deadlocks by voting again.

In the discussion we shortly talked about whether we can do this online. Well, yes, sort of an issue. But I agree that it’s hard to do this with offshore teams (I guess that is not so much about distance, than about cultural differences), so while technically speaking you can do it, it’s never going to be like the F2F-situation. Moreover, the hassle involved in getting the people together is so much worth it (side benefits like connectedness, understanding, team building, …) and basically making it a lot easier later on to do more on technical platforms and with online tools.

By the way, the room was packed with people I know and dig, let me see: Peter Bihr, Stefan Nitzsche, Jodi Church-Wagner, Christian Heller, Johannes, Hans Dorsch, Jan Tißler, Igor Schwarzmann and Henning Grote. Johannes did some live-blogging, as well as Jodi, but I guess that there will be more write-ups soon. Moreover there’s the Twitter Backchannel with the tag w2eb_ux and w2eb respectively, check out e.g. Twemes. And Leisa said that she’s going to put her slides up on Slideshare, probably in a Web 2.0 Expo group …

WikiFest – Practice what you preach

Stewart shares another two of the WikiFest presentations, one by Martin Seibert (confessing Wiki-Bully, he is), the other one by Camille Goksever of Chevron. While the latter one is hurt by the missing audio track (though I like the pictures and the conveyed ideas) Martin Seibert’s presentation is much more of a learning experience:

Granted, the wiki reports meme is stemming from a TWiki focus, but the second main idea of having showcases for your clients is resonating with me. I am doing something similar when I give prospective and actual clients access to a secured project wiki of mine. Thus they can try and learn while doing project coordination with me. Reduces the amount of email within the project team and supports effective work practices, while building deeper understanding of the issues at hand (adoption, motivation, need for coaching and “help”, …)

On the list of knowledge management blogs

There’s a list of knowledge management blogs prepared by Pumacy Technologies AG based upon an explorative study. They have been analysing KM blogs by comparing figures from August 2008 (amount of postings, amount of comments, Google and Alexa ranking). And while this blog wasn’t included from the start, they reacted quickly on my mail so I’m included now.

Well, I guess a disclosure is needed: I mailed them partly out of professional vanity but also because I was glad to find some people on the list that I didn’t knew before. A list like this serves a purpose of giving traction to people that you wouldn’t find otherwise. So I am thankful that Pumacy provides a basic overview of the scattered KM blogging landscape, i.e. all the people writing about various aspects of KM, even when the methodology of the study could be questioned. And yes, they’re vendors and thus got clear (and reasonable) motives to demonstrate that the KM space is up and running, but still I can’t find this too bad.

Auf die Suche nach dem CEO 2.0 …

… geht der BITKOM, der Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien, mit zwei Publikationen.

Nachdem ich damals Jochen Robes’ Einschätzung teilte und in der Folge nicht weiter auf die Suche nach der Studie ging, ist sie nun (da die KnowTech heute und morgen stattfindet) breit verfügbar gemacht worden. Und damit ist sie faktisch relevant. Und weil andere auch kein Blatt vor den Mund nehmen will auch ich die Papiere analytisch und kritisch vorstellen. Schließlich ist ein reines Vorstellen und Verlinken von Studien – und da stimme ich voll und ganz Andrea Back zu – nicht zielführend. Also, es muss sein.

An der umfassenden Studie „Enterprise 2.0 – Analyse zu Stand und Perspektiven in der deutschen Wirtschaft“ (pdf) des BITKOM haben über 400 Unternehmen aus den unterschiedlichsten Branchen teilgenommen. Die Studie liefert Entscheidungsträgern Informationen zu Stand und Perspektiven von Enterprise 2.0 in deutschen Unternehmen und Organisationen. Demnach sind Wikis und Instant Messaging in Unternehmen schon weit verbreitet. „Der Einsatz von ,Weblogs’, ,Wikis’ und ,Tagging’ wird in den Unternehmen deutlich zulegen – darauf weisen die laufenden Einführungs- und Testprojekte hin“, sagt Claus E. Heinrich, Mitglied des BITKOM-Präsidiums. 87 Prozent der Befragten meinen, Web-2.0-Technologien werden im eigenen Unternehmen an Bedeutung gewinnen. Enterprise 2.0 setzt auf die Talente von Menschen und unterstützt deren intelligente Vernetzung. Unternehmen können schneller, flexibler und besser reagieren, Innovationszyklen verkürzen und sich im Kampf um Talente besser positionieren. Auf dem Weg zum Enterprise 2.0 durchlaufen Unternehmen einen tiefgründigen Wandel: Viele Unternehmen experimentieren bereits mit Web-2.0-Anwendungen – insgesamt hat die strategische Ausrichtung auf Enterprise 2.0 gerade erst begonnen.

Soweit ganz nett. Ich freue mich ja immer, wenn das Thema Enterprise 2.0 eine positive Presse hat. Und mit den Grundaussagen kann ich gut leben:

Mit der Aussage „Web-2.0-Technologien werden in unserem Unternehmen an Bedeutung gewinnen“ identifizierten sich 87,4% (sic!) der Befragten „voll und ganz“ bzw. eher zustimmend
62% der Befragten konnten bereits grundsätzlich positive Auswirkungen auf den Unternehmenserfolg feststellen.

Zu den Zahlen (87,4% bei 400 Teilnehmern) kann man verschieden stehen und natürlich sind solche Studien immer kritisch zu bewerten, nicht zuletzt weil es zentral darauf ankommt wer wen fragt (und ob der Befragte überhaupt kompetent Auskunft geben kann). Dennoch haben sie eine Funktion als Trendbarometer – die in der Regel über ihren empirischen Gehalt hinausgeht – und regen Diskussionen in den Unternehmen an. Wie ich oben sagte, sie sind relevant, auch wenn sie methodisch offene Flanken aufweisen.

Die empirische Studie ergänzt das neue BITKOM-Positionspapier „Enterprise 2.0 – auf der Suche nach dem CEO 2.0: Neue Unternehmensphilosophie gewinnt Konturen“ (pdf). Das Positionspapier charakterisiert Enterprise 2.0 als eine ganzheitliche Unternehmensphilosophie, die auf Selbstorganisation, flache Hierarchien und Partizipation setzt. Es thematisiert u.a. die neue Rolle von Unternehmensführungen, neue Freiräume für die Mitarbeiter, die Unternehmenskultur, Einführungsstrategien und Aufgaben bei der Integration von Web 2.0 in die bestehende Unternehmens-IT. „Solche Organisationsformen kommen mit einem geringen Maß an zentraler Planung und Steuerung aus. Hier wird Führung wichtiger als Kontrolle“,[…] Unternehmenslenker sind in diesem Umfeld als Impulsgeber und Vorbilder gefordert. Sie definieren den Rahmen selbstorganisierter Arbeit und unterstützen den organisationalen Wandel. Das Positionspapier richtet sich an Führungspersonen, die sich mit der strategischen Ausrichtung ihrer Unternehmen und Organisationen befassen. An sieben Fallbeispielen aus Handel, Versicherungs- und Gesundheitswirtschaft sowie Hightech-Branche zeigt die Publikation konkret, wie Organisationen und Unternehmen schon heute Web-2.0-Technologien nutzen.

Die Nutzenpotenziale von Enterprise 2.0 werden aber mehr als hölzern dargelegt – nur ein Beispiel ist es wenn (wieder einmal) die Wikipedia als Standardbeispiel dargestellt wird:

Strukturierung von Inhalten durch deren Nutzer (z. B. Wikipedia)
Bereitstellung von Inhalten durch Nutzer (z. B. Wikipedia)
[…]

Anderes hat nicht viel mit Enterprise 2.0 zu tun:

vereinfachte Integration von Diensten/ Inhalten aus unterschiedlichen Quellen auf einem Portal (z. B. in personalisierten Nachrichtenportalen oder Kartendiensten)

bzw. übersieht viel zentralere Beispiele

Möglichkeit für Nutzer, Inhalte oder Vorgänge zu bewerten und mit Tags zu versehen (z. B. Portale von eBay, Amazon)

Als ob personalisierte Unternehmensportale und das Rating von Verkäufern Enterprise 2.0 wären – das ist im Grunde nicht mal Web 2.0 (wie von Tim O’Reilly noch einmal aktualisiert).

Web 2.0 is ultimately about understanding the rules of business in the network era. I define Web 2.0 as the design of systems that harness network effects to get better the more people use them, or more colloquially, as “harnessing collective intelligence.” This includes explicit network-enabled collaboration, to be sure, but it should encompass every way that people connected to a network create synergistic effects.

Positiv fällt mir dagegen auf, dass eine kleine Absage an die verbreitete Einschätzung erteilt wird, hier gehe es um neue Technologien (“Wenn auch Enterprise 2.0 deutlich mehr ist als Technologie, so gehen doch von der Technologie maßgebliche Impulse für den Wandel aus”) und “Enterprise 2.0 ist keine Frage von Technologie und Applikationen allein und geht auch über die Veränderung von Unternehmensstrukturen hinaus. Vielmehr ist Enterprise 2.0 eine ganzheitliche Unternehmensphilosophie, die auf Selbstorganisation, flache Hierarchien und Partizipation setzt”. Würde ich auch so schreiben.

Mehr missfällt mir aber, dass die vorgestellten Fallbeispiele (von einzelnen Ausnahmen abgesehen) aus großen Organisationen stammen – mit der Folge, dass das Gros der “Unternehmenslenker” daraus nur begrenzten Nutzen ziehen können wird. Zu unterschiedlich ist doch die Ausgangssituation bspw. in einem KMU als dass diese Vorbilder zum Nachmachen animieren. Dies fällt negativ auf, gibt es doch Unternehmen (und die nur kurz erwähnte Synaxon AG ist nur ein Beispiel) an denen man viel besser ableiten könnte was notwendig ist und wie Schritte aussehen könnten. Die Fokussierung auf das “Establishment”, das zudem teilweise auch als Anbieter in diesem Kontext agiert, ist aus meiner Sicht daher eher unglücklich.

Ein letzter Kritikpunkt betrifft die vorgestellten “Selbsttests” (strategische Readiness usw.). Diese kranken grundlegend daran, dass sie zu einfach sind und nicht an die wirklichen Knackpunkte herangehen. Wie gesagt, es ist schwierig in diesem schnell veränderlichen Bereich ein umfassendes Bild entwerfen zu wollen. Aber die Berichte senden auch dadurch unscharfe Signale aus, zudem werden gerade in diesem Teil allzu viele Buzzwords eingestreut, die es Skeptikern leicht machen Enterprise 2.0 als neuesten Hype abzutun. Zudem versuchen die kurzen Readiness Checks, die quasi die Kulmination des Berichts darstellen, etwas zu messen was nur schwer zu messen ist. Auch damit werden aus meiner Sicht falsche “Signale der Berechenbarkeit und Beherrschbarkeit” ausgesendet. Klar, man kann viel messen und im Zweifel auch in eine 5-er-Skala pressen (und das Mantra “if you can’t measure it, you can’t manage it” ist pragmatisch gesehen immer noch weit verbreitet). Mit einer umfassenden und weiterführenden Situationsanalyse hat das aber wenig zu tun. Genau eine solche muss aber am Anfang des Weges hin zu Enterprise 2.0 stehen.

Grundsätzlich erscheint mir aber die Behandlung des komplexen Themas Enterprise 2.0 in beiden Berichten etwas zu simpel. Natürlich soll vorrangig Interessierten der Einstieg erleichtert werden, dennoch sollte man über die komplexen Herausforderungen nicht leichtfertig hinweggehen. Ich kann zwar sehr gut nachvollziehen, wie schwierig es ist umfassend zu erklären, was hinter Enterprise 2.0 steht. Aber auch wenn die “Suche nach dem CEO 2.0” grundsätzlich richtig ist – ja, es bedarf einem Management Commitment, und dessen Unterstützung und Durchhaltevermögen, ohne das Management ist es schwer ein Budget für eine konsequente Umsetzung zu bekommen* zu bekommen – wenn es nicht wirklich geht muss man sich eben auch einmal zurückhalten bzw. gute Fragen an die Stelle von einfachen Antworten stellen.

* Ja, auch um Enterprise 2.0 Berater in die Planung, Vorbereitung und Implementierung einbeziehen zu können …

Live blogging the Enterprise 2.0 Forum – part 2

Reporting the talk by Prof. Dr. Michael Koch, Universität der Bundeswehr München of the results of the SNS-Study (“Ergebnisse einer Best-Practice-Studie: Erfolgfaktoren bei Kooperationssystemen 2.0“) is hard. So I rather forward you to his blog, site and all. Anyway, for some instant information you can check out my writeup of the pre-conference interview (“Enterprise 2.0 implications and digital natives“).

Now it’s up to the most interesting part of the afternoon, see my (racy but tongue in cheek) tweet down below. But I guess this is really one thing conferences need to integrate to stay relevant (see the Sweettt podcast epsiode “Conversations as The Future of Conferences” for more on this):

Well, I’m in the track that’s collecting thoughts and ideas on management involvement in Enterprise 2.0 (well, how to convince your CxO). I am feeling a bit awkward as I don’t want to spoil the emerging ideas of the group with my views …

Well, anyway – some collected thoughts by the group, alas, these are only quick and brief notes:

Quick wins (or how to win management sponsorship quickly): We’fre not alone, there are cases, people in the know, consultants (hint …), it’s about time to act now and one of the best: arguing with usages for existing and pressing problems

Challenges (or what gets into the ways of our ambitions with Enterprise 2.0): fear in all flavours, seen (and dreaded) need to change management’s understanding and role – we don’t want to change and we fear democracy and transparency

Supporting lines (or the surefire ways to convince your CEO): Return on Investment (both in terms of more turnover and/or reduced costs), CxOs must act as role models, innovation and knowledge management benefits, competitive advantages, leveraging the distributed potentials of all our employees, …

The other groups tackled issues like e.g.

technology – no need to talk about this, all things Open-Source vs. Closed-Source et al.
implementation (well, rather early stages of getting Enterprise 2.0 out there)
motivation – or how to get employees to use these systems?
integration – how can be fit it into existing infrastructure (of any kind)
role of IT
role of moderation in Enterprise 2.0 (well, turned out that they dealt with nifty details of organizational culture in the context of E 2.0 at last, plus a collection of sensible roles and personas to have in E 2.0 projects)