Protokoll DNUG Enterprise 2.0 Workshop

In diesem Post folgt das Protokoll des Enterprise 2.0 Workshops, den Stefan, Thorsten, Lars und ich bei der letzten Auflage der DNUG Konferenz in Berlin durchführten. Ist nun schon ein paar Tage her, aber die Inhalte sind beileibe nicht überholt. Im Gegenteil, vielleicht kann ich an der einen oder anderen Stelle ein zwischenzeitliches Learning von mir, bspw. von der Enterprise 2.0 Konferenz in Boston, einfließen lassen.

Die mehrstündige Veranstaltung in Berlin hatte ohnehin mehr Workshop- denn Vortrags-Charakter – mit der Besonderheit dass wir, anders als üblich, kein Slide-Show-Karaoke machten sondern eine Diskussion zwischen und mit den Teilnehmern moderierten. Ein Nachteil? Ja, denn hätten wir das Karaoke gemacht (mitsamt sorgfältig auszufüllenden Bingo-Kärtchen …) hätten wir das Protokoll noch am Veranstaltungstag abgeben können. Statt einem (ausgedruckten) Foliensatz muss es nun ein Blogpost werden, mitsamt allen Eigenheiten des Social Web, sprich es darf kommentiert und verlinkt, weitergedacht und ergänzt werden.

Multimediales gibt es dennoch, zum einen die Fotos der Flip-Charts, die wir während des Workshops erarbeiteten:

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Zum anderen unseren Collaborative Writing Space bei yourworldoftext, in dem Thorsten synchron zum Workshop Ergebnisse notierte:

Die Vorteile des von uns gewählten flexiblen Ansatzes an den Workshop stellten sich bald heraus – genauer gesagt schon beim Abfragen der Wünsche und Vorstellungen der Teilnehmer in der Eröffungsrunde. Anders als von uns erwartet ergab sich kaum ein Interesse an Social Media im engeren Sinne, und auch nicht an Technologien oder Werkzeugen. Im Mittelpunkt stand Implementierung – d.h. die organisatorische Umsetzung von Enterprise 2.0 – in Verbindung mit dem Wunsch gemeinsam Vorgehensweisen, (Projekt-)phasen und geplante Einsatzarenen zu diskutieren.

So haben wir Einsatzarenen wie PR, Marketing, Service und Support, Vertrieb, F&E, Innovations- und Wissensmanagement (mit der speziellen Einsatzarena Expertise Location) gesammelt und (teilweise) die spezifischen Möglichkeiten und Herausforderungen von Enterprise 2.0 besprochen. Die Diskussionen haben wir zum einen durch eine Unterteilung in Prinzipien, Methoden und Werkzeuge, zum anderen durch eine Unterteilung von Erfolgsfaktoren (und Mißerfolgsfaktoren) strukturiert.

Ergebnisse ergaben sich aus dem gemeinsamen Brainstorming bzw. dem moderierten Sammeln der Inputs der Teilnehmer, die hier ihre Erfahrungen einbrachten. Als generell wichtig für den Erfolg von Enterprise 2.0 in Unternehmen wurde u.a. festgehalten:

  • Experimente mit Enterprise 2.0 müssen zugelassen werden (um aus diesen zu lernen) - manchmal muss man einfach etwas anfangen (“Just do it”) um daraus zu lernen
  • Use Cases definieren (incl. der Ziele und der Nutzenerwartung) – und das Vorgehen definieren. Dies weniger im Sinne einer Diskussion um einen RoI von Enterprise 2.0 Projekten (viele Aspekte sind ohnehin schlecht zu messen) sondern mehr um (qualitative) Argumentationslinien zu schärfen
  • dennoch Metriken der Erfolgsmessung definieren und vereinbaren – “sich messbar machen lassen” ist auch eine vertrauensbildende Maßnahme
  • Risk Management (und das proaktive Vorausdenken und in-Betracht-ziehen von Gefahren (Aufbau neuer Silos durch falsch verstandenes Enterprise 2.0, Information Overload, unzureichende Nutzung – 90-9-1 Problematik, Widerstände, …)
  • Integration in Unternehmensprozesse und -aufbaustrukturen
  • Generall Projektmanagement, sichert unmittelbar den Projekterfolg, und mittelbar den nachhaltigen Erfolg (dauerhafte Nutzung, Erreichung der Ziele, …)

Hierzu passen die von den Teilnehmern gesammelten Implementierungsmethoden und -erfahrungen …

  • Status Quo feststellen (vorhandene Kompetenzen, Motivationen und Randbedingungen)
  • Alternativen schaffen bzw. (ungewünschte) eliminieren
  • Staffing des Implementierungsteams ist wichtig (Begeisterte und Skeptiker; Macht- und Fachpromotoren; interne und externe)
  • Coaching (mit dem Ziel Kompetenzen zu entwickeln, auch gemäß dem train-the-Trainer Prinzip)
  • Facilitation (mit dem Ziel Prozesse in Gang zu setzen, “Selbstheilungskräfte” aktivieren, …)
  • Vorbilder fördern
  • …

… ebenso wie die gemeinsam diskutierten Einführungsstrategien:

… und der Umgang mit Widerständen:

  • die Rolle und Aufgabe des mittleren Managements
  • die Unterstellung dass Enterprise 2.0 doch nur ein Hype, und eine Mode ist (die Antwort)
  • …

Als Ergebnis haben wir gemeinsam dann eine (natürlich unvollständige und mit allen Nachteilen von Listen ausgestattete) Checkliste Social Web (im Unternehmen) erarbeitet:

  • Mitarbeiter und Zielgruppen beachten (Stakeholder insgesamt) – wichtig sind Entscheider (weil wir diese sowohl im Top-Down als auch im Up-Down-Vorgehen brauchen – als Entscheider über Budgets, Alternativen, Anreizsysteme, wir brauchen sie auch als Vorbilder und Motivatoren, …)
  • Business Case definieren
  • Social Computing Guidelines formulieren
  • nachhaltige Motivation ist wichtig – Anreizsysteme müssen bedacht werden
  • (Kommunikations-)Strategie erarbeiten
  • Menschen müssen in bezug auf Kennen – Können – Wollen – Sollen angeholt werden
  • Management-Support einholen
  • Risk Management
  • und ganz wichtig: ist die getroffene Auswahl von Methoden und Werkzeugen stimmig? Passt sie zum gegebenen Organisationskontext? Passt sie zur bestehenden IT-(Landschaft)? Passt sie zur bestehenden Unternehmenskultur? Und sind die Unternehmensstrukturen überhaupt Enterprise 2.0-geeignet?
  • …

Soweit zum Protokoll, Ergänzungen und Anregungen willkommen.

Notizen zum ersten Enterprise 2.0 Meetup in München

Hier noch einige Notizen vom ersten Enterprise 2.0 Meetup, das ich letzte Woche in München zusammen mit Joachim Niemeier und Martina Göhring besucht habe. Doch zuerst die Slides von Joachim Niemeier zum Vortrag, auch wenn diese letztlich mehr Diskussionsanstöße waren (und das war auch durchaus beabsichtigt, irgendwo auf der A8 haben wir kurz diskutiert und festgestellt dass es sinnvoller wäre den Abend als Workshop zu gestalten, denn einen Frontalunterricht zu machen):

Oberthema des Abends sollte ein Einblick in der Stand der Einführung von Enterprise 2.0 in deutschen Unternehmen sein – auf Basis der Enterprise 2.0-Studie von Centrestage und dem LfO der Uni Stuttgart – der dann in Empfehlungen und die Diskussion von “Do’s and Dont’s” münden sollte. Ob die Teilnehmer für sich einen Elevator Pitch rausziehen konnten? Ich denke nicht, und das ist auch gut so (denn diese sind zwar manchmal hilfreich, verkürzen jedoch die wahre Komplexität von Enterprise 2.0).

Was haben wir also diskutiert? Einsatzarenen, vom generischen “besseren und emergenten, informellen Zusammenarbeiten” aka Collaboration bis zu spezifischen Aufgaben und Unternehmenesprozessen. Fallstudien, insbesondere warum deren systematische Aufbereitung so notwendig ist, aber auch den eklatanten Mangel an Geschichten des Scheiterns geteilten Erfahrungen, wie man es nicht machen sollte. Die langsame Akzeptanz (eines mittlerweile schon in die Jahre gekommenen Themas) in den Unternehmen, zwei Folgerungen daraus: 1. für einen Hype ist das Thema schon zu lange präsent und 2. realistischerweise sind die bisher verstrichenen fünf Jahre keine Zeit, d.h. Umsetzung in Unternehmenskontexten braucht immer lange (unsere Ungeduld können wir uns verzeihen, aber wenn wir in die Geschichte betrieblicher IT zurückschauen relativiert sie sich, zumal es ganz natürlich ist, dass es weniger Visionäre als Pragmatiker gibt).

Und natürlich war Implementierung, d.h. wie Enterprise 2.0 den Weg in das Unternehmen findet, ein Thema – ua. anhand der Frage ob ein Top-Down, Bottom-Up oder Up-Down Vorgehen erfolgversprechender ist (meine Meinuing ist hier klar – ohne aktive Mitwirkung und Unterstützung des Managements kann es nicht langfristig und nachhaltig funktionieren, und sei es weil ohne diese keine Skalierung machbar ist. Kurz gesagt: Management Commitment ist bei der Einführung von Enterprise 2.0 erfolgsentscheidend). Dabeben war eine länger diskutierte Frage wie der Nutzen verargumentiert werden kann. Klar, Erfolgsbeispiele (idealerweise aus der Branche) wären dabei nett, andererseits sollte man nicht vergessen dass (s.o.) mehr von den Misserfolgsbeispielen gelernt werden kann, und es zweitens immer schwer fällt für ein innovatives Thema Kopiervorlagen zu finden, denn sonst wäre es ja kein innovatives Thema mehr, nicht wahr?

Und ja – Kopiervorlagen? Blaupausen? Wichtig, ja – aber mit Bedacht zu verwenden. Natürlich kann für konkrete Nutzungsideen und betriebliche Funktionen geschaut werden was andere machen, aber die Anpassung an den eigenen betrieblichen Kontext (Mitarbeiter, Strukuren, Regelungen, Märkte, Kultur) bleibt elementar. Change Management eben. Letztlich braucht es ganz eigene Schritte, auch wenn man sich beim Planen des Pfades von Gestaltungsmustern und üblichen Vorgehensmodellen leiten lassen kann. Und spannende Möglichkeiten ergeben sich zuhauf – zum einen wie Martina schreibt indem das schon Vorhandene oder Selbstverständliche im Unternehmen aufgegriffen wird, aber auch wie ich immer wieder argumentiere indem das genutzt und umgesetzt wird, was bisher nicht oder nur schlecht zu machen war. Gerade beim letzteren ergeben sich viele Möglichkeiten mit Enterprise 2.0 Methoden und Werkzeugen, angefangen bei der Verbesserung der Kommunikationsarbeit in Projekten, dem Füllen der Lücken von klassischen Intranets durch 2.0 Elemente, der besseren Einbindung der Ideen von Mitarbeitern und Kunden usw. Mit etwas Mut und Kreativität finden sich in beiden Arenen nachhaltige und lohnende Anwendungsgebiete – d.h. wenn Enterprise 2.0 umfassend genug verstanden wird, um auch in einem (unternehmens-) strategischen Kontext diskutiert werden zu können. Das haben wir jetzt bei der Premiere des Meetup noch nicht geschafft, wäre aber – neben der spezifischeren Diskussion “Enterprise 2.0 für Unternehmensfunktion XY” – doch auch eine lohnende Herangehensweise?

Upcoming: DNUG Workshop am 9. Juni

Ja, das steht auch vor der Tür – nächste Woche in Berlin bei der Frühjahrskonferenz der deutschen Notes User Group:

In dem Social Media Workshop am 9. Juni gehen Stefan Pfeiffer, Marketing Manager Lotus, IBM Deutschland,  Thorsten Zoerner, Solution Architect Business -Experte bei der IBM, Martin Koser, Enterprise 2.0-Berater und Blogger, und Lars Basche, Social Media Consultant bei Text 100, auf diese und weitere Fragen ein und geben Antworten. Die Teilnehmer erhalten einen Einblick in die Möglichkeiten, die Social Media ihnen im internen und externen Einsatz eröffnen und bekommen Tipps für ihre konkrete Situation.

Ich freue mich darauf die Notes & Connections Familie wieder zu treffen und bin gespannt welchen Verlauf der Workshop dieses mal nehmen wird (hier der Blogpost zur Diskussionsrunde bei der Herbstkonferenz in Fulda 2009). Spannende Fragen gibt es ja genug, Stefan hat hier einige davon gesammelt: “Wie sollten Unternehmen anfangen mit Social Media? Worauf sollten sie achten, um nicht in Fettnäpfchen zu treten? Welche Relevanz haben Social Media im B2B-Umfeld? Wie bereitet man seine Mitarbeiter vor, welche Hilfestellungen benötigen sie? Was ist machbar und was nicht? Wie behält man bei der Informationsflut den Überblick und trennt Relevantes von Unwichtigem? Welche Ziele können erreicht werden und wie lässt sich Erfolg messen?”

Mein Part wird es sein, die Implementierungs- und Change Management Aspekte herauszuarbeiten, und damit den Teilnehmern Wege aufzuzeigen, die gangbar sind. Natürlich sind die Erfolgsfaktoren von “Corporate Social Media” abhängig vom Kontext des jeweiligen Unternehmens, dennoch lassen sich hier schon einige generische (und eine Reihe von praktischen) Erfahrungen und Best Practices vermitteln.

Construction time again (and counting the pillars of implementing)

Helping with implementation – all in all getting projects up in the aír is what makes me tick as a consultant, and is what I deeply care about. So this quote disturbed me a bit:

[...] Often, just a great tool alone is not sufficient to achieve sustainable usage. I would even say that the technology, the tool itself, is only 20% of the business. The other 80% is convincing, promotion, and making the users aware of your solution.

A while ago, somebody showed me the results of a study on: what are the critical factors to make Knowledge Management initiatives successful? [...] Anyhow, the two key drivers were identified as:

  • perceived usefulness [for users]
  • perceived management support (via)

<rant>Two key drivers? Both with a heavy focus on people aspects. Nothing else? Nothing valuable to be found in and about strategy, culture, structures and systems? I am perfectly sure that it’s necessary to provide more pillars to both Knowledge Management and #e20 initiatives. That is, if you want to have a sound foundation (whoa, funny metaphors have no limits for me today, yes).

Now, one could place people at the center of actions and reasoning (after all, it’s called social web for a reason, this arena is inhabited by complex adaptive systems aka humans) but at least Enterprise 2.0 initiatives comprise a lot more pillars, with changing importance and relevance (dependent on the actual context, actual phase of implementation etc.). So focusing on the people side of things (and yes, I know, managers are people too) can become dangerous, ie. when it neglects other factors, thus risking the balance of the construction site. I thought this to be common knowledge.</rant>

PS. Somebody from my #e20 Twitter list recommended the quoted blog post on Twitter – and now you see me ranting about it. I have growing doubts whether twitter is a viable tool for recommendation and link sharing. It’s way too easy to RT on Twitter without actually reading the albeit short blog post. Yes, too much fluff, too little thought on Twitter these days. But I wouldn’t have written that post if the reasoning inside it didn’t bother me, so some thanks go to Twitter for disturbing my calm.

PPS. CC image by Jakob Montrasio – a two-pillars construction-site that’s actually working.

Lotus JamCamp – Change Management im Enterprise 2.0

Morgen ist es soweit – das Lotus JamCamp startet in Ehningen. Ich selbst werde erst heute zum Bus dazustoßen, um am Abschlußevent in Stuttgart teilzunehmen. Schade dass ich es aus Zeitgründen nicht geschafft habe die ganze Strecke mitzufahren, die Tour im Geekbus hat – so man dem Twitterstream Glauben schenken darf – doch viel Spaß gemacht.

Update: Es gibt einen Videorundgang durch den Bus, Rockstars on Tour, allein die vielen aufgeklappten Laptops …

Gearbeitet wurde aber auch, nicht nur an den einzelnen Haltestellen (Hannover, Bonn, Koblenz, Karlsruhe, Mannheim) sondern auch im Bus selbst. Unter anderem hat Petra Bäuerle ein Interview mit dem Competency Leader Web 2.0 und Social Software Arnd Layer geführt, rund um Fragen der Implementierung von Enterprise 2.0.

Mit Arnd habe ich zuletzt bei der re:publica die Diskussionen in der JamCamp Lounge moderiert, auch da war das Thema Implementierung und Organisationskultur zentral. Klar, die Akzeptanz durch die Mitarbeiter ist entscheidend, diese kann nicht nur dadurch gefördert werden dass E20-Werkzeuge möglichst nahtlos in die vorhandenen Arbeitsprozesse eingefügt werden, es braucht auch eine offene und partizipative Unternehmenskultur. Zitat:

Als Voraussetzung für ein Enterprise 2.0 ist die Bereitschaft für den Wandel in der Firmenkultur ausschlaggebend ?
Ja, man kann natürlich auch Enterprise 2.0 Werkzeuge unter dem Toolgedanken betrachten, aber einen echten Mehrwert wird man erst dann erzielen wenn man die partizipative Komponente im Unternehmen zuläßt. Die Einführung von Enterprise 2.0 Tools ist dann die technische Umsetzung dieses Wandels und bietet dem MA die notwendigen Hilfsmittel, um die Partizipation aktiv zu leben.

Letztlich muss es geschafft werden über eine Pilotgruppe technologisch interessierter „Early Adopters“ hinauszukommen, sprich die eigentliche Bewährungsprobe ist die Akzeptanz auf breiter Basis, enstprechend ist die Professionalität im Wandelprozess entscheidend, das feine Steuern zwischen den Optionen, das synchrone Vorgehen auf etablierten (top-down) und eher ungewohnten (bottom-up) Wandelpfaden:

Wie kann ein Unternehmen den Kulturwandel vollziehen ?
Dies kann Top Down oder Bottom Up geschehen. Am erfolgreichsten sind die Unternehmen, die beide Wege wählen. Top Down muss der Wandel gewollt und unterstützt werden und Bottom Up ist das erfolgreichste Modell zum Wandel. Also in einzelnen Teams, mit einzelnen Themen, Schritt für Schritt umsetzen.

Wer jetzt Lust bekommen hat am Freitag und Samstag beim JamCamp mitzudiskutieren – oder wer in den OnlineJam reinschnuppern möchte, der sollte sich zügig anmelden. Es wird sicher nicht nur für Enterprise 2.0-Interessierte spannend …

Overcoming Enterprise 2.0 Hurdles with Social Interaction Design

Nice, there’s not only Thomas Vander Wal‘s slides but now also a video of his webinar for Thoughtfarmer at their blog. Click through to have a view. I like it that he’s starting off with some dirty little intranet secrets (and yes, I know that’s no coincidence) – but I even more like the usefulness and cohesion of his model-driven talk and perspective. And it’s getting even better when he’s delving into the psychological aspects of collaboration (ie. the social comfort zones we enjoy to be in and dread to move out of) and the usability aspects of interaction and collaboration. These get neglected too often and with foreseeable results …