Past, present and future of ECM

After a week filled with designing concepts/drawing and revising flow charts/troubleshooting and caring/explaining and advocating/et al. I feel stressed out. This may get better over the weekend, and some original content may emerge. But until this I am happy to relay other people’s stuff (spirit of sharing, yes) – say the things John Mancini published on the past, present and future of ECM. This is timely because I had a loose discussion on this topic these days (Sharepoint at al., how fast everything changes in technology, what role [commercial] Open Source [vendors, solution providers and integrators] plays, etc.).

It’s funny because it’s true – there was no Sharepoint in the industry’s mind 5 years ago, this has changed for sure.

And yes, the perception of ECM has also changed – if only because the people in the niches are developing curious ideas about the nature of social intranets, what role “ECM” intelligent information management should have in the design of (social) business, how trends and opportunities like cloud computing, mobile use, open platforms and open source, big data and the collapse of data/document walls will play out. Add to this the challenges of dealing with social (and ad hoc) content and communiaction and collaboration and you see what I mean …

Needless to say that the ad-hoc stuff is the most interesting area to deal with, this is where the real (business) action and the tacit knowledge is.

Andrew McAfee: What is Enterprise 2.0?

Courtesy of the MIX youtube mixAndrew is expanding upon a ‘loose’ and a ‘tighter’ definition of Enterprise 2.0 – I am with him when he’s pleading for a more community-agreed upon understanding of the topic and agree that this can add strength and legitimity to the field. So great to see he’s one of the Mavericks now, chipping away at the iron cages of organizations …

Enterprise 2.0 SUMMIT – Ambassadorprogramm

OK, die letzte Ankündigung für heute – dafür aber auch ein Pflichttermin: Am 27. und 28. Oktober ist in Frankfurt der Enterprise 2.0 SUMMIT 2010 – wer als Berater, Blogger, Wissenschaftler oder insbesondere als Praktiker am Thema Interesse hat tut gut daran sich die beiden Tage freizuhalten und nach Frankfurt zu kommen. Auf das Programm und die Agenda gehe ich ein anderes Mal ein – heute nur der Hinweis auf das Ambassadorprogramm. Bewerbung dort via Formular. Die Spielregeln sind übersichtlich, es geht im wesentlichen um Kommunikation und Beteiligung am Diskurs vor und während der Konferenz, im Gegenzug erhält man Zugang zum Event.

As a successfull selected E2.0 SUMMIT Ambassador you will be given the chance of communicating and presenting exclusive content of the E2.0 SUMMIT to the community and to the larger public. In return you must fulfill the following criteria:

  • High affinity for discussions around new forms of communications and collaboration within the enterprise
  • Motivation to communicate and represent the E2.0 SUMMIT, its mission and idea to the E2.0 community and larger public
  • Not a staff member of a vendor or integration company in the field of Enterprise 2.0

Effizienzgewinne durch die Einführung von Enterprise 2.0

Ulrike Reinhard hat ein Interview mit Frank Roebers u.a. zu seinen Erfahrungen mit Corporate Wikis bei der Synaxon durchgeführt, unten folgt das Video dazu. Interessant ist aber die Vorphase – Frank hat zur Vorbereitung im Synaxon-Intranet-Wiki seine Mitarbeiter um Feedback und Input gebeten. Die Frage war ob und wenn ja welche Effizienzgewinne durch den Einsatz von Social Web-, sprich Enterprise 2.0-Instrumenten in der Firma (bzw. im Unternehmensnetzwerk) gesehen werden. Warum ist das interessant? Ich finde weil es zeigt wie effizient mit Wikis gearbeitet werden kann, d.h. wenn sie gelebt werden. Dann sind sie Arbeitsinstrumente, und die funktionieren am besten wenn sie in die ganz normalen (täglichen) Abläufe integriert werden.

Apropos: Synaxon und 2.0-ige Führungskultur – dazu findet sich auch einiges im Interview mit Frank Roebers, das Joachim Niemeier und ich (damals, ja) für das Buch DNA digital – Wenn Kapuzenpullis auf Anzugträger treffen geführt haben. Und wer ist Herausgeber des Buches, ja richtig, der Kreis schließt sich immer wieder …

Via Frank und Cedric

Protokoll DNUG Enterprise 2.0 Workshop

In diesem Post folgt das Protokoll des Enterprise 2.0 Workshops, den Stefan, Thorsten, Lars und ich bei der letzten Auflage der DNUG Konferenz in Berlin durchführten. Ist nun schon ein paar Tage her, aber die Inhalte sind beileibe nicht überholt. Im Gegenteil, vielleicht kann ich an der einen oder anderen Stelle ein zwischenzeitliches Learning von mir, bspw. von der Enterprise 2.0 Konferenz in Boston, einfließen lassen.

Die mehrstündige Veranstaltung in Berlin hatte ohnehin mehr Workshop- denn Vortrags-Charakter – mit der Besonderheit dass wir, anders als üblich, kein Slide-Show-Karaoke machten sondern eine Diskussion zwischen und mit den Teilnehmern moderierten. Ein Nachteil? Ja, denn hätten wir das Karaoke gemacht (mitsamt sorgfältig auszufüllenden Bingo-Kärtchen …) hätten wir das Protokoll noch am Veranstaltungstag abgeben können. Statt einem (ausgedruckten) Foliensatz muss es nun ein Blogpost werden, mitsamt allen Eigenheiten des Social Web, sprich es darf kommentiert und verlinkt, weitergedacht und ergänzt werden.

Multimediales gibt es dennoch, zum einen die Fotos der Flip-Charts, die wir während des Workshops erarbeiteten:

[flickr-gallery mode=”photoset” photoset=”72157624330949965″]

Zum anderen unseren Collaborative Writing Space bei yourworldoftext, in dem Thorsten synchron zum Workshop Ergebnisse notierte:

Die Vorteile des von uns gewählten flexiblen Ansatzes an den Workshop stellten sich bald heraus – genauer gesagt schon beim Abfragen der Wünsche und Vorstellungen der Teilnehmer in der Eröffungsrunde. Anders als von uns erwartet ergab sich kaum ein Interesse an Social Media im engeren Sinne, und auch nicht an Technologien oder Werkzeugen. Im Mittelpunkt stand Implementierung – d.h. die organisatorische Umsetzung von Enterprise 2.0 – in Verbindung mit dem Wunsch gemeinsam Vorgehensweisen, (Projekt-)phasen und geplante Einsatzarenen zu diskutieren.

So haben wir Einsatzarenen wie PR, Marketing, Service und Support, Vertrieb, F&E, Innovations- und Wissensmanagement (mit der speziellen Einsatzarena Expertise Location) gesammelt und (teilweise) die spezifischen Möglichkeiten und Herausforderungen von Enterprise 2.0 besprochen. Die Diskussionen haben wir zum einen durch eine Unterteilung in Prinzipien, Methoden und Werkzeuge, zum anderen durch eine Unterteilung von Erfolgsfaktoren (und Mißerfolgsfaktoren) strukturiert.

Ergebnisse ergaben sich aus dem gemeinsamen Brainstorming bzw. dem moderierten Sammeln der Inputs der Teilnehmer, die hier ihre Erfahrungen einbrachten. Als generell wichtig für den Erfolg von Enterprise 2.0 in Unternehmen wurde u.a. festgehalten:

  • Experimente mit Enterprise 2.0 müssen zugelassen werden (um aus diesen zu lernen) – manchmal muss man einfach etwas anfangen (“Just do it”) um daraus zu lernen
  • Use Cases definieren (incl. der Ziele und der Nutzenerwartung) – und das Vorgehen definieren. Dies weniger im Sinne einer Diskussion um einen RoI von Enterprise 2.0 Projekten (viele Aspekte sind ohnehin schlecht zu messen) sondern mehr um (qualitative) Argumentationslinien zu schärfen
  • dennoch Metriken der Erfolgsmessung definieren und vereinbaren – “sich messbar machen lassen” ist auch eine vertrauensbildende Maßnahme
  • Risk Management (und das proaktive Vorausdenken und in-Betracht-ziehen von Gefahren (Aufbau neuer Silos durch falsch verstandenes Enterprise 2.0, Information Overload, unzureichende Nutzung – 90-9-1 Problematik, Widerstände, …)
  • Integration in Unternehmensprozesse und -aufbaustrukturen
  • Generall Projektmanagement, sichert unmittelbar den Projekterfolg, und mittelbar den nachhaltigen Erfolg (dauerhafte Nutzung, Erreichung der Ziele, …)

Hierzu passen die von den Teilnehmern gesammelten Implementierungsmethoden und -erfahrungen

  • Status Quo feststellen (vorhandene Kompetenzen, Motivationen und Randbedingungen)
  • Alternativen schaffen bzw. (ungewünschte) eliminieren
  • Staffing des Implementierungsteams ist wichtig (Begeisterte und Skeptiker; Macht- und Fachpromotoren; interne und externe)
  • Coaching (mit dem Ziel Kompetenzen zu entwickeln, auch gemäß dem train-the-Trainer Prinzip)
  • Facilitation (mit dem Ziel Prozesse in Gang zu setzen, “Selbstheilungskräfte” aktivieren, …)
  • Vorbilder fördern

… ebenso wie die gemeinsam diskutierten Einführungsstrategien:

… und der Umgang mit Widerständen:

  • die Rolle und Aufgabe des mittleren Managements
  • die Unterstellung dass Enterprise 2.0 doch nur ein Hype, und eine Mode ist (die Antwort)

Als Ergebnis haben wir gemeinsam dann eine (natürlich unvollständige und mit allen Nachteilen von Listen ausgestattete) Checkliste Social Web (im Unternehmen) erarbeitet:

  • Mitarbeiter und Zielgruppen beachten (Stakeholder insgesamt) – wichtig sind Entscheider (weil wir diese sowohl im Top-Down als auch im Up-Down-Vorgehen brauchen – als Entscheider über Budgets, Alternativen, Anreizsysteme, wir brauchen sie auch als Vorbilder und Motivatoren, …)
  • Business Case definieren
  • Social Computing Guidelines formulieren
  • nachhaltige Motivation ist wichtig – Anreizsysteme müssen bedacht werden
  • (Kommunikations-)Strategie erarbeiten
  • Menschen müssen in bezug auf Kennen – Können – Wollen – Sollen angeholt werden
  • Management-Support einholen
  • Risk Management
  • und ganz wichtig: ist die getroffene Auswahl von Methoden und Werkzeugen stimmig? Passt sie zum gegebenen Organisationskontext? Passt sie zur bestehenden IT-(Landschaft)? Passt sie zur bestehenden Unternehmenskultur? Und sind die Unternehmensstrukturen überhaupt Enterprise 2.0-geeignet?

Soweit zum Protokoll, Ergänzungen und Anregungen willkommen.

Notizen zum ersten Enterprise 2.0 Meetup in München

Hier noch einige Notizen vom ersten Enterprise 2.0 Meetup, das ich letzte Woche in München zusammen mit Joachim Niemeier und Martina Göhring besucht habe. Doch zuerst die Slides von Joachim Niemeier zum Vortrag, auch wenn diese letztlich mehr Diskussionsanstöße waren (und das war auch durchaus beabsichtigt, irgendwo auf der A8 haben wir kurz diskutiert und festgestellt dass es sinnvoller wäre den Abend als Workshop zu gestalten, denn einen Frontalunterricht zu machen):

Oberthema des Abends sollte ein Einblick in der Stand der Einführung von Enterprise 2.0 in deutschen Unternehmen sein – auf Basis der Enterprise 2.0-Studie von Centrestage und dem LfO der Uni Stuttgart – der dann in Empfehlungen und die Diskussion von “Do’s and Dont’s” münden sollte. Ob die Teilnehmer für sich einen Elevator Pitch rausziehen konnten? Ich denke nicht, und das ist auch gut so (denn diese sind zwar manchmal hilfreich, verkürzen jedoch die wahre Komplexität von Enterprise 2.0).

Was haben wir also diskutiert? Einsatzarenen, vom generischen “besseren und emergenten, informellen Zusammenarbeiten” aka Collaboration bis zu spezifischen Aufgaben und Unternehmenesprozessen. Fallstudien, insbesondere warum deren systematische Aufbereitung so notwendig ist, aber auch den eklatanten Mangel an Geschichten des Scheiterns geteilten Erfahrungen, wie man es nicht machen sollte. Die langsame Akzeptanz (eines mittlerweile schon in die Jahre gekommenen Themas) in den Unternehmen, zwei Folgerungen daraus: 1. für einen Hype ist das Thema schon zu lange präsent und 2. realistischerweise sind die bisher verstrichenen fünf Jahre keine Zeit, d.h. Umsetzung in Unternehmenskontexten braucht immer lange (unsere Ungeduld können wir uns verzeihen, aber wenn wir in die Geschichte betrieblicher IT zurückschauen relativiert sie sich, zumal es ganz natürlich ist, dass es weniger Visionäre als Pragmatiker gibt).

Und natürlich war Implementierung, d.h. wie Enterprise 2.0 den Weg in das Unternehmen findet, ein Thema – ua. anhand der Frage ob ein Top-Down, Bottom-Up oder Up-Down Vorgehen erfolgversprechender ist (meine Meinuing ist hier klar – ohne aktive Mitwirkung und Unterstützung des Managements kann es nicht langfristig und nachhaltig funktionieren, und sei es weil ohne diese keine Skalierung machbar ist. Kurz gesagt: Management Commitment ist bei der Einführung von Enterprise 2.0 erfolgsentscheidend). Dabeben war eine länger diskutierte Frage wie der Nutzen verargumentiert werden kann. Klar, Erfolgsbeispiele (idealerweise aus der Branche) wären dabei nett, andererseits sollte man nicht vergessen dass (s.o.) mehr von den Misserfolgsbeispielen gelernt werden kann, und es zweitens immer schwer fällt für ein innovatives Thema Kopiervorlagen zu finden, denn sonst wäre es ja kein innovatives Thema mehr, nicht wahr?

Und ja – Kopiervorlagen? Blaupausen? Wichtig, ja – aber mit Bedacht zu verwenden. Natürlich kann für konkrete Nutzungsideen und betriebliche Funktionen geschaut werden was andere machen, aber die Anpassung an den eigenen betrieblichen Kontext (Mitarbeiter, Strukuren, Regelungen, Märkte, Kultur) bleibt elementar. Change Management eben. Letztlich braucht es ganz eigene Schritte, auch wenn man sich beim Planen des Pfades von Gestaltungsmustern und üblichen Vorgehensmodellen leiten lassen kann. Und spannende Möglichkeiten ergeben sich zuhauf – zum einen wie Martina schreibt indem das schon Vorhandene oder Selbstverständliche im Unternehmen aufgegriffen wird, aber auch wie ich immer wieder argumentiere indem das genutzt und umgesetzt wird, was bisher nicht oder nur schlecht zu machen war. Gerade beim letzteren ergeben sich viele Möglichkeiten mit Enterprise 2.0 Methoden und Werkzeugen, angefangen bei der Verbesserung der Kommunikationsarbeit in Projekten, dem Füllen der Lücken von klassischen Intranets durch 2.0 Elemente, der besseren Einbindung der Ideen von Mitarbeitern und Kunden usw. Mit etwas Mut und Kreativität finden sich in beiden Arenen nachhaltige und lohnende Anwendungsgebiete – d.h. wenn Enterprise 2.0 umfassend genug verstanden wird, um auch in einem (unternehmens-) strategischen Kontext diskutiert werden zu können. Das haben wir jetzt bei der Premiere des Meetup noch nicht geschafft, wäre aber – neben der spezifischeren Diskussion “Enterprise 2.0 für Unternehmensfunktion XY” – doch auch eine lohnende Herangehensweise?