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Project Management Tools – SaaS, Open Source and else

These days, you won’t always have immediate access to everyone who works on a given project. Maybe some aspects are being handled by freelancers. Maybe members of your team work remotely. Maybe you just aren’t in the office today. No matter how your team is distributed, you need to be able to assign tasks, share files, and manage your projects from anywhere. These applications offer the ability to do so from any Internet connection.

via smartlifeblog.com

Yes, reality not only for distributed workers.

So, while the value of lists like these (10 Best Project Management Tools) can be questioned (hey, who decides what makes them the “Best”? and even “Who says it’s applications to begin with?”) they offer an overview of what’s marketplace norm in terms of functionality.

And yes, it will be interesting to watch the fight between the SaaS offerings and the open source contenders (like in 11 Open source project management tools), especially when we see collaboration as the overall goal. Focussing our views and goals for collaboration on “projects” alone is limiting – hence the best tools are adaptive and offer room for emergent uses.

Posted via web from frogpond’s posterous

Pre-Conference interview: dbWiki – building a Web 2.0 corporate knowledge base

There’s another pre-conference interview (”Fallbeispiel: dbWiki – Umsetzung eines unternehmensinternen Lexikons mit Web 2.0 Technologie“) at the Enterprise 2.0 Forum site. Again it’s german language only, so here’s a short english language summary and brief analysis of the key points discussed.

This time Joachim Niemeier spoke with Dr. Matthias Büger, Vice President, Group Technology and Operations and Jamil Ouaj, GTO Communications of Deutsche Bank AG.

Topics of the conversation included:

the understanding of Enterprise 2.0 at Deutsche Bank, i.e. the focus of E 2.0 efforts – these include supporting collaboration between employees, and enhancing the social capital inside the company and in relation to partners and customers.
perceived benefits of Enterprise 2.0 – basically, leveraging and effectively using knowledge in social networks and communities. They pointed out that contributors can build up authority and expand their personal network in the bank, strengthening the employer (well, rather community of colleagues)-employee relationship. Well, I think that rationale is a little bit awkward. While I certainly can see the point I guess that for employees it’s important that their professional networks aren’t confined by the narrow limits of one organization (they’re no life-timers, are they?). And I am seeing more and more “natural optimizers of personal professional value” – these people value and master relationships no matter what company the other nodes are in, companies need to loosen up their borders anyway and they’re doing it in other places too (see bullet point #1 above)
Organizational barriers of Enterprise 2.0 (namely a lack of willingness, motivation and preparedness, like e.g. overly bureaucratic structures) and how to deal with them. Yes, it’s about fitting an ambitious concept into a context that’s not ready. Their basic advice is sound – fitting Enterprise 2.0 initiatives into the overall strategic setting. I found it more interesting that he called for a more rigorous project management than usual, but that’s probably due to the nature of the beast. Banks they put so much attention on risk management, governance and diligence that it seems hard to approach things differently. See, while I hold project management dear, I also like the light-weight aspects of Enterprise 2.0 and the swiftness it brings. Hence I would rather argue for the creativity and agility of “planned and controlled experimentation” than the security of coordination meetings, processes and all (“Abstimmungsrunden und Teilprozessen”).
finally, their wishes for the upcoming conference. This is something I fully join in: “let’s discuss this space, but leave the hype behind”

Projektmanagement mit Social Software @ WikiWednesdayStuttgart

Der vierte WikiWednesdayStuttgart war ein rundum gelungener – weil arbeitsintensiver und dennoch atmosphärisch lockerer Nachmittag (und Abend), allen Teilnehmern und Mitwirkenden ein herzliches Dankeschön (Fotos bei Kai).

Ich komme nun erst recht spät zum Bloggen und Dokumentieren – ein kleiner Grund ist der ungeschickte Termin. Beim nächsten mal wählen Cedric und ich auf jeden Fall nicht mehr (Oster-)Ferien, zu eng liegen dann doch die sonstigen Aufgaben.

Dennoch ist das Oberthema Projektmanagement (PM) zu spannend um einfach zum normalen Blogging und Geschäft (was meist eben auch projektbasiert abläuft) überzugehen, zumal wir drei herausragende Vorträge hatten.

Angefangen hat Lars Zapf von Simprove, der einen Vortrag über Social Project Management (SPM) gehalten hat.
Karoline Kraus von TQU aus Neu-Ulm hat über Erfahrungen mit Wikieinführungen gesprochen
Oliver Gassner hat eine spontane GTD-Session gehalten

Einige meiner Notizen (und Überlegungen) zu Lars’ Vortrag:

– wir brauchen neue Methoden im Projektmanagement, die alten Herangehensweisen tragen nicht mehr
– “Social Project Management” ist sowohl gutes Branding, als auch Programm
– 2.0 impliziert eine gewisse Wertung, die mir auch nicht gefällt. Social Web ist prägnanter als Web 2.0.
– klar, es gibt nicht das Werkzeug für PM, Projektleiter (und Programmmanager) brauchen einen gut gefüllten Werkzeugkasten und eine gewisse Virtuosität (und Erfahrung) bei Auswahl und Einsatz des Instruments
– ich schreibe bewusst Instrument und nicht Werkzeug – Instrument ist das Bundle von Methode und Werkzeug
– strukturierte Vorgehensweise bleibt wichtig, aber die Art und Weise der projektbasierten Zusammenarbeit muss sich ändern – und ändert sich auch (manchmal …)
– die Zusammenarbeit via Email stört eher – u.a. weil der “Flow of Work” zu oft und aus zu geringen Anlässen unterbrochen wird, Email ist eine tendenziell unstrukturierte Form der Zusammenarbeit …
– Kommunikation muss weg von Push- und hin zu Pull-Funktionalitäten (RSS anyone?)
– um die weltweit verteilte Zusammenarbeit von (virtuellen) Projektteams besser zu koordinieren und zu unterstützen sind Wikis schon besser geeignet
– Realität sind jedes mal neu zusammengestellte Projektteams, mehr Freelancer, mehr Externe, mehr Kunden und andere (Projekt-)Stakeholder … die mit heterogenen (IT-)Werkzeugen zurechtkommen müssen …
– bittere Realität ist es auch dass allzu leicht (der Schwabe sagt “gerne”) im Stress auf lang (und früh) eingeübte Werkzeuge der Zusammenarbeit zurückgefallen wird (“when the going gets rough nobody edits the wiki”)
– Lars: “Wikis werden in D gerade als potenzielle Lösung verstanden und evaluiert” – stimmt, die breite Akzeptanz fehlt aber noch, entwickelt sich im Moment, 2008 wird WikiJahr
– Social PM lehnt sich an die Ideen von Wikinomics an, konzentriert sich auf das Wesentliche – Kommunikation als erste Priorität
– Simplify your Projects: Reduktion des PM auf Kommunikation, Meilensteine, Aufgaben
– Lars: “Social PM braucht neue Art von PM-Software: keine Balkenplan-Ansicht, keine Vorgangsverknüpfung, kein kritischer Weg, keine Bearbeitungsdauer” – OK, da bin ich dabei, Einschränkungen siehe weiter unten
– Immer wieder gern daran erinnert: Parkinson‘sches “Gesetz”: Ein Aufgabe braucht solange wie man ihr Zeit einräumt (und wenn Pufferzeiten vorgesehen sind, werden diese auch genutzt)
– Social PM ist sicher nicht für jedes Projekt geeignet, klassische Projekte und klassische Instrumente (“Balkenplanung mit MS Project”) haben weiterhin ihren Platz
– Social PM ist sowohl Methodik als auch empfohlene, bewährte Abarbeitungsstrategie für jeden einzelnen (Wissens-)Arbeiter.
– Social PM ist ein Grundgerüst für die Zusammenarbeit in Projekten, benötigt angemessene Toolunterstützung – andererseits sind viele Wissensarbeiter bereits “toolgeschädigt”
– Social PM greift auf verschiedene Vorläufer und deren Instrumente zurück, wichtig sind u.a. Merlin Manns 43folders.com, GTD, die 4-hour workweek (ja, mein Liebling, best quote ever: “doing something unimportant does not make it important”), Getting Real (ja, auch ein Liebling, warum Probleme, Design und Prototyping spannend sind? siehe hier)
– wir sollten neue Instrumente auf Einsatzarenen prüfen, bspw. hat CoreMedia mit Trillr eine Business-Twitter Adaption eingerichtet, wir können aber auch ganz banal den Gruppenchat von Skype verwenden …
– Social Bookmarking und Social Networking in Projekten ist auch spannend
– …

Hier noch die Folien von Lars’ Vortrag (und der zugehörige Blog-Eintrag):

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Meine Notizen (und weitergehenden Überlegungen) zum Vortrag von Karoline Kraus vom Steinbeis Transferzentren Qualität im Unternehmen (TQU).

– TQU-Kerngeschäft ist Beratung und Managementunterstützung – Managementsysteme und mehr, d.h. es geht um interne Organisationsgestaltung
– TQU = Projektarbeit, Weiterbildung, Qualifizierung, Information
– aus diesen Aufgaben (Organizational Re-Design) ergab sich der Einstieg in Richtung Wiki ganz natürlich
– TQU setzt internes Wiki seit 2 Jahren ein
– einige interessante Fallstudien und Praxisbeispiele, u.a. aus Gesundheits- und Sozialbereich, aus KMU, etc.
– erfolgreiche Einführungen starten oft mit Erklären, der Grundprinzipien von Web 2.0 und Social Software, der Motivation, der verfolgten (Unternehmens-)Ziele
– erfolgreiches Vorgehen durch Beachten von Erfolgsfaktoren, u.a. kleine Projektteams, Projektmarketing, frühzeitiges Vergeben von Rollen, d.h. Rechten und Pflichten, (initiale) Inhalte, MA-Schulung und Training, …

Wikieinführung in KMU

Im Rahmen der Content Management Arena habe ich am CeBIT Samstag ein aktuell laufendes Kundenprojekt vorgestellt (“Erfolgsfaktoren der Wiki-Einführung in KMUs”). Zusammen mit einem internenen Projektteam der Firma Chevalier Pipes Technologies CPT führe ich ein Wiki als Ergänzung eines bestehenden Intranets ein, und habe von unseren Zielen und Erfahrungen berichtet.

Die möglichen (internen und externen) Einsatzarenen habe ich eher allgemein vorgestellt, im Gegensatz zu den Vorgehensweise und Erfahrungen, die wir im Projektverlauf gemacht haben. Dies war mir wichtig, weil ich deutlich machen wollte, dass die Umsetzung eines Wikis in KMU kein längerfristiges und teures Projekt sein muss, sondern dass dies – die entsprechende Projektbegleitung und -unterstützung vorausgesetzt – schnell und kostengünstig geschehen kann. Zentral ist, dass Kunde und Berater eng zusammenarbeiten, weil nur gemeinsam der Projekterfolg gesichert werden kann.

Hier die Folien:

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Dirk Röhrborn von Communardo berichtet ebenfalls von der Veranstaltung, und betont dass es sich bei CPT nicht um ein IT-Unternehmen im eigentlichen Sinne handelt. Ja, hierdurch ergeben sich sicherlich spezifische Herausforderungen – vor allem in Bezug auf Schulung, Coaching und Helpdesk. Diese anzugehen und tragfähige Konzepte zu entwickeln und umzusetzen ist eine der wichtigeren Beratungsaufgaben in diesem Kontext.

Exploring social software use for project management

As I am pondering the program for the next Wiki Wednesday Stuttgart with the special topic of “project management and social software” I thought it’s a good idea to collect some ideas and observations in advance.

This is timely, as using social software for project work is a recurring theme in most client talks of late, i.e. it’s a common theme when people are pondering and probing the opportunities of social software in the enterprise. And it’s a good source of examples, especially for the workshop I am doing together with Oliver Gassner on February 18 (register here).

So I thought it a good idea to compile some information and experiences on using social software in project management (yes, most of this is may be valid also for multiproject- or program management, like in this actual project portal I did, depicted on the left).

Project management of course entails different types of activities, of which only some (dare I say most?) can be supported and enhanced with social software like blogs or wikis. And yes, social software uses for project management should ideally be evaluated from the perspectives of diverse target groups (like project members, managers, program managers, a diverse set of stakeholders etc.), but let’s focus on actual project managers this time. So I will focus on usage arenas for blogs and wikis, keeping in mind that these two are only parts of a more elaborate and naturally interlinked social software toolkit for the enterprise (which needs to be applied via effective and elaborate consulting, yes – naturally too). Moreover, the way to go isn’t project blogs OR project wikis OR social networking in projects OR whatever/younameit – so I may write about social bookmarking, social networking platforms, folksonomies or RSS for general project management later on, stay tuned.

OK, then, as activities and tasks of project managers are diverse, perhaps they’re best viewed from the general perspective of an (ideal, virtual) project room that tries to bundle and organize different activities on an integrated platform.

Now, blogs are ideally suited for project communication by project managers, who always need to keep stakeholders and project workers informed. Blogs are an alternative to email for asynchronous communication, especially the sort of 1:m communication that email doesn’t handle well. So the project blog becomes the main communication tool, documenting and tracking the project and the learnings made, and helps in constantly keeping the project status clear.

Wikis are good at fostering collaboration and building up shared understanding. Wiki pages can be collectively defined, refined, explored, tested, and built upon. They are an adaptive platform that can be customized to specific contexts and needs, and emergent and freeform usage patterns, i.e. ever changing (ad hoc) activities, processes and work practices. Wiki pages can be opened easily and securely to partners, customers, suppliers and more – in fact using a wiki as a defacto intranet application makes it easy to extend it into an easy and lightweight extranet, that allows firewall crossing when needed – like when working with project team members that are based outside the organizational boundaries.

Yes, neither project blogs or wikis are meant to replace traditional project management suites or web 2.0-ish platforms like Basecamp. Yet they offer plenty of opportunities to handle and enhance common project management activities, especially those that imply communication, coordination and collaboration tasks – the key elements of actual project manager work. Together they can be used in communicating (blog) and documenting (wiki) milestones, capturing (blog) and organizing (wiki) learnings and issues, and much more.

Now these are only some initial starting points, as I don’t want to spoil the actual wiki wednesday experience – but feel invited to add more points and issues for using social software in project management, either here in the comments or over at the wiki wednesday wiki.