Seeing the light of the future of work …

Luis now provides a nice, little video recorded at his German “See the Light – Thinking Outside the Inbox” tour, speaking of the benefits of innovative collaboration technologies and dropping corporate email, all in all a motivational show. I attended the Stuttgart event and blogged some observations about it then (“Enterprise 2.0 on z/OS“)

[…] covering the background of why I got started with this, what it has been like, the kind of implications I have been exposed to on a daily basis, what social software tools I use on a regular basis to escape e-mail, and, most importantly, how you yourself can get things going as well to re-purpose the way you process work related e-mails. In short, I cover all of the stuff I have written about over here, but perhaps a bit more from the perspective on how it is all down to changing one’s habits as far as sharing knowledge and collaboration is concerned


See the Light – Thinking Outside the Inbox from Luis Suarez on Vimeo.

And here’s the other video Luis did, called “The Future of Work“. I promised to blog about this earlier, but various things have slowed me down (sorry, Luis). Whatever, here it is


The Future of Work by Luis Suarez from Luis Suarez on Vimeo.

[…] the Future of Work and the kind of impact that Social Computing is having within the corporate world today to help drive further into the next level the way we collaborate, share our knowledge and innovate!

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Wikis have become more useful than e-mail for work collaboration

I both smiled and frowned upon this article in Network World. While it sees and supports web 2.0 in the enterprise, it’s trying to be not too pushy, citing the old arguments of ROI, security etc. .. to close with another fine balanced conclusion, which I really like:

It’s kind of a no-brainer for CIOs who spend a lot of money putting in these highly engineered proprietary applications to do stuff they can now do with wikis and blogs at a tiny percentage of the cost

Contrast this with another quote from the same article:

On the other hand, it’s sometimes hard to get funding for Web 2.0 projects, because management teams at some companies aren’t convinced the new tools deliver real business value

Now what, do they deliver value or not? Anyway, if the “I” in ROI is kept small, it’s easy to reach a decent ROI. And the effects Enterprise 2.0 may bring aren’t smallish in any case, as collaborative technologies like wikis support and ease knowledge work that is hardly supported by traditional means. Start by calculating the costs of your email based collaboration style – these go unnoticed sometimes.

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E-Mail ist die Hölle

Da ist was dran, auch wenn die alte Diskussion nicht wieder losgetreten werden sollte. Aber dieses Zitat zeigte mir wieder, dass obwohl die Defizite klar erkannt und als sehr unangenehm empfunden werden, sich im faktischen Einsatz und an der Situation in den Unternehmen nicht viel verändert hat: Mit E-Mail wird ein Instrument für viele Zwecke verwendet, für die es nicht optimal ist und die mit anderen Methoden und Werkzeugen besser erreicht werden könnten. Somit lohnt sich vielleicht eine Bestandsaufnahme zum Thema Email in Unternehmen.

Meine These ist einfach: Email ist ein Kommunikationswerkzeug, kein Kollaborationswerkzeug.

Auch wenn Email oft ausreicht und weit verbreitet ist, hat sie mittlerweile mehr Nach- als Vorteile (und das nicht nur im Vergleich mit Enterprise Wikis). Zentral ist hier:

Wissensaustausch und -weitergabe, jeder Nutzer muss sein eigenes Archiv verwalten, neue Teammitglieder haben keinen Zugriff auf das Wissen in den “gebunkerten” Konversationen, Email generiert Wissenshalden, d.h. zwar aktuelle, umfangreiche aber auch verschlossene Wissensquellen, zudem kommt ein mangelhaftes Management von Attachments und wenig bis kein Dokumentenmanagement sowie wenig Unterstützung von Metadaten.

Diese gewichtigen Nachteile werden kaum davon aufgewogen, dass Mitarbeiter nicht extra angehalten werden müssen das “Wissensmanagementsystem” Email aktiv mit Informationen zu füttern. Email ist heute genauso Teil der täglichen Arbeit, wie es Unternehmenswikis und -blogs in Zukunft sein werden.

Mit dem Einsatz von Social Software Instrumenten im Unternehmen besteht die Chance die One-2-Many-E-Mail-Unkultur* durch andere, bessere Verfahren zu ersetzen. Dann könnte sich Email auch wieder auf das konzentrieren, für was sie eigentlich gedacht ist: den schnellen, asynchronen und einfachen Austausch zwischen zwei Kommunikationspartnern.

* Von der Unsitte massenhafter CCs ganz zu schweigen (“CYA-Kultur – nicht nur in bürokratisch geprägten Organisationen”).

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E-Mail, RSS und Enterprise 2.0

Aufbauend auf diesem Beitrag mehr Beobachtungen zu Kommunikation in Unternehmen, insbesondere zu Email (Mindmap zu den Vor- und Nachteilen von Email).

Die Nachteile von Email als Werkzeug der Zusammenarbeit sind groß. Dabei sind weniger Technologien das Problem, sondern Fragen der Führung und der Zusammenarbeit bzw. der Werkzeug- und Medienkompetenz.

Zwar ist die Zusammenarbeit mit Email für viele Einsatzzwecke ein (ausreichendes) Werkzeug mit einigen Vorteilen, u.a.:

– Interoperability – sender and receiver can use different clients
– Personalised Organisation – store content with your own categories, keep only the content that you want
– Easy access control – control on who sees the content
– Single point of information access – everything in the inbox

… aber auch einigen Nachteilen, u.a.

– Everyone has to manage their own archives.
– New team members don’t have easy access to old discussions and shared documents.
– People lose or delete information that turns out to be important.
– Stakeholders get mistakenly or purposefully left out of discussions.
– Email inboxes get flooded with information their owners don’t need to see.

Generell kann man feststellen, dass das Werkzeug Email oft falsch eingesetzt wird: Nur ein Beispiel ist, dass Informationen in einzelnen, von den jeweiligen Mitarbeitern verwalteten, Postfächern abgelegt werden (in denen zumeist das blanke Chaos herrscht). So wird die interne und externe Kommunikation erschwert und zeitraubend.

Notwendig wären dagegen effizientere Strukturen der Kommunikation per Email, und ein Bewusstsein, dass viele Nachteile in der unangemessenen Nutzung des Werkzeugs begründet sind (“Inappropriate use of email?”):

Why did email go from being a “wonder drug” to something that clogs up our inboxes, makes us feel overwhelmed, and ends up reducing our productivity? […] we’re using email for something it wasn’t designed for.
Email began as a tool for asynchronous communication – talking to people who weren’t online at the same time as us. But even now that we’re more connected than ever, we’re still using email in the same way.

Es sind angemessenere Werkzeuge für Wissensarbeiter notwendig, bspw. Wikis, die mittels Enterprise RSS Informationsströme kanalisieren und zugänglicher machen. Dabei wird Email nicht abgelöst und ersetzt, das Werkzeug behält eine wichtige Rolle, gleichzeitig wird das Repertoire und der Werkzeugkasten um Instrumente erweitert, welche für die spezielle Aufgabe (unternehmensinterne und -externe) Zusammenarbeit besser geeignet sind.

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