E-Mail ist die Hölle

Da ist was dran, auch wenn die alte Diskussion nicht wieder losgetreten werden sollte. Aber dieses Zitat zeigte mir wieder, dass obwohl die Defizite klar erkannt und als sehr unangenehm empfunden werden, sich im faktischen Einsatz und an der Situation in den Unternehmen nicht viel verändert hat: Mit E-Mail wird ein Instrument für viele Zwecke verwendet, für die es nicht optimal ist und die mit anderen Methoden und Werkzeugen besser erreicht werden könnten. Somit lohnt sich vielleicht eine Bestandsaufnahme zum Thema Email in Unternehmen.

Meine These ist einfach: Email ist ein Kommunikationswerkzeug, kein Kollaborationswerkzeug.

Auch wenn Email oft ausreicht und weit verbreitet ist, hat sie mittlerweile mehr Nach- als Vorteile (und das nicht nur im Vergleich mit Enterprise Wikis). Zentral ist hier:

Wissensaustausch und -weitergabe, jeder Nutzer muss sein eigenes Archiv verwalten, neue Teammitglieder haben keinen Zugriff auf das Wissen in den “gebunkerten” Konversationen, Email generiert Wissenshalden, d.h. zwar aktuelle, umfangreiche aber auch verschlossene Wissensquellen, zudem kommt ein mangelhaftes Management von Attachments und wenig bis kein Dokumentenmanagement sowie wenig Unterstützung von Metadaten.

Diese gewichtigen Nachteile werden kaum davon aufgewogen, dass Mitarbeiter nicht extra angehalten werden müssen das “Wissensmanagementsystem” Email aktiv mit Informationen zu füttern. Email ist heute genauso Teil der täglichen Arbeit, wie es Unternehmenswikis und -blogs in Zukunft sein werden.

Mit dem Einsatz von Social Software Instrumenten im Unternehmen besteht die Chance die One-2-Many-E-Mail-Unkultur* durch andere, bessere Verfahren zu ersetzen. Dann könnte sich Email auch wieder auf das konzentrieren, für was sie eigentlich gedacht ist: den schnellen, asynchronen und einfachen Austausch zwischen zwei Kommunikationspartnern.

* Von der Unsitte massenhafter CCs ganz zu schweigen (“CYA-Kultur – nicht nur in bürokratisch geprägten Organisationen”).

7 Responses to “E-Mail ist die Hölle”

  1. Alexander says:

    Erwähnte ich schon, dass ich E-Mail wirklich mag? Es ist für das, für das es gemacht wurde ein geniales Werkzeug: Asynchron schnell und effizient mit Menschen kommunizieren. Dazu ein schönes Benachrichtigungstool. Meine Idee von E-Mail ist simpel: Back to the roots. Denn E-Mail ist nicht die eierlegende Wollmilchsau.

  2. Martin Koser says:

    Sehe ich genauso – und Email bleibt auch für mich ein beliebtes Werkzeug. Insofern sind alle Berichte vom Ende der Email mit Vorsicht zu genießen …

    Man muss mit Email aber umgehen können, die erwähnte CC (und BCC)-Problematik ist nur ein Aspekt – zwar kann da das Werkzeug nichts dafür, wohl aber der Nutzer der dieses als “Wollmilchsau” versteht und einsetzt …

    Ich bin daher auch gespannt, ob und inwiefern Kollaborationswerkzeuge wie Blogs, Wikis, Social Bookmarking und Presencing in Zukunft das Email-Volumen reduzieren. Bei Instant Messaging klappt das ja schon ganz gut – ganz nach diesem Zitat: “Email is for old people …” 😉

  3. […] Information Overload (nicht nur durch unternehmensinterne Email, aber die CC-Unkultur macht hier schon mal viel aus, Email ist für One2One gut geeignet, nicht aber für […]

  4. Alexander says:

    Ich kenne die ersten Personen, die den IM-Bankrott erklärt haben. Too much spontane Kommunikation. That’s life. Wir werden dieses Problem einfach bei jeder Technologie haben, ausnahmslos, solange wir diese nicht vernünftig einsetzen.

  5. Martin Koser says:

    Ja, deshalb muss man auch gut aufpassen, wem man bei seinen Twitterings so folgt … wer zuviel belangloses einträgt fliegt raus.

    Letzten Endes geht es immer wieder um das alte Thema Medienkompetenz, die hält nicht mit den neuen Möglichkeiten und Ideen mit, welche ja auch von Informationsprofis erdacht und umgesetzt werden – wobei für die meisten weniger mehr wäre.

  6. […] Probleme beschränken sich nicht auf Email-Kommunikation und die damit zusammenhängenden Schwierigkeiten, sondern können sich natürlich auch auf andere Formen elektronisch unterstützer […]

  7. Alex Ruttss says:

    Wahre Worte, wahre Worte, hab ja lange gewartet, dass ds endlich mal jemand sagt. Mit der Zeit wird das sicher auch irgendwann passieren, der Fortschritt ist nicht aufzuhalten

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