Aufbauend auf diesem Beitrag mehr Beobachtungen zu Kommunikation in Unternehmen, insbesondere zu Email (Mindmap zu den Vor- und Nachteilen von Email).

Die Nachteile von Email als Werkzeug der Zusammenarbeit sind groß. Dabei sind weniger Technologien das Problem, sondern Fragen der Führung und der Zusammenarbeit bzw. der Werkzeug- und Medienkompetenz.

Zwar ist die Zusammenarbeit mit Email für viele Einsatzzwecke ein (ausreichendes) Werkzeug mit einigen Vorteilen, u.a.:

– Interoperability – sender and receiver can use different clients
– Personalised Organisation – store content with your own categories, keep only the content that you want
– Easy access control – control on who sees the content
– Single point of information access – everything in the inbox

… aber auch einigen Nachteilen, u.a.

– Everyone has to manage their own archives.
– New team members don’t have easy access to old discussions and shared documents.
– People lose or delete information that turns out to be important.
– Stakeholders get mistakenly or purposefully left out of discussions.
– Email inboxes get flooded with information their owners don’t need to see.

Generell kann man feststellen, dass das Werkzeug Email oft falsch eingesetzt wird: Nur ein Beispiel ist, dass Informationen in einzelnen, von den jeweiligen Mitarbeitern verwalteten, Postfächern abgelegt werden (in denen zumeist das blanke Chaos herrscht). So wird die interne und externe Kommunikation erschwert und zeitraubend.

Notwendig wären dagegen effizientere Strukturen der Kommunikation per Email, und ein Bewusstsein, dass viele Nachteile in der unangemessenen Nutzung des Werkzeugs begründet sind (“Inappropriate use of email?”):

Why did email go from being a “wonder drug” to something that clogs up our inboxes, makes us feel overwhelmed, and ends up reducing our productivity? […] we’re using email for something it wasn’t designed for.
Email began as a tool for asynchronous communication – talking to people who weren’t online at the same time as us. But even now that we’re more connected than ever, we’re still using email in the same way.

Es sind angemessenere Werkzeuge für Wissensarbeiter notwendig, bspw. Wikis, die mittels Enterprise RSS Informationsströme kanalisieren und zugänglicher machen. Dabei wird Email nicht abgelöst und ersetzt, das Werkzeug behält eine wichtige Rolle, gleichzeitig wird das Repertoire und der Werkzeugkasten um Instrumente erweitert, welche für die spezielle Aufgabe (unternehmensinterne und -externe) Zusammenarbeit besser geeignet sind.