Catching up on time …

[Pretty embarassing, but it’s the truth … and there’s learnings inside]

Imagine me, Monday morning, 10:30 am, pretty relaxed, next meeting in late afternoon (did I say I was relaxed?) … and so there’s my mobile ringing – I pick up the phone and a nice lady from Integrata offices Düsseldorf is asking if everything’s OK?

OK? Why, yes, I feel OK? Sure …

“And you’re on your way, are you?” she said “You’re booked for this wiki workshop today, there’s three people waiting for you …”

“No, it can’t be, it’s Tuesday and Wednesday, tomorrow we start”

“[…] people waiting […]”

So I check my Google apps calendar (that says Tuesday & Wednesday), then I check my emails (Monday & Tuesday, MONDAY & Tuesday …). Now you get the idea and the knack of the story. How to handle this situation, given that teleportation ain’t ready? Short discussion in various back offices and it’s decided to do the Tuesday workshop anyway, and try to put it all into one big day. Smart decision it turned out to be … learning opportunities en masse:

Some of my learnings:

– one can easily rearrange travel arrangements with Deutsche Bahn, it may cost you a bit, esp. the reservation fare is lost but you get back most of your money

– you can’t travel one day in advance with the prepaid ticket, it says “Valid starting date onward for one month” – in my case starting date was Tuesday, obviously.

– Hotel rearrangements are mostly easy, but better done online, not over the phone. Especially when and because your hotel office clerk may not speak German perfectly.

– bringing flowers for the nice ladies at the Integrata offices helps a bit when showing up a day late (and I caused them some confusion, worries and intensive activity for sure)

and not to forget

– double check everything on Sunday evening (checking the calendar is NOT enough)

– I can manage to do a two-day introductory wiki workshop in one extended day, given some prerequisites are given (1. few, smart and nice learners, 2. smallish breaks in between, 3. a nice little group that discusses what is necessary / holds value and greps the basic stuff very fast and 4. a nice little group of smart and nice people that are willing to pull through with you). In the end we succeeded with the day but it’s strenuous – the normal two-day setup is much easier on everybodys nerves.

– offering beer to the eager learners after the intensive day of learning and discussion is an obligation (and it’s a pleasure, too – see points 1. and 4. above)

Oh, and one last thing – by means of my sloppiness fate I’ve won a free day of web surfing, reading up on industry trends, wiki updating, email list geekery, system backups, wiki gardening, and at least some blogging.

(I have been too quiet in here due to a variety of work and other reasons, spending my time mostly on the + side of the webs – I won’t promise anything, but I may do some syndication automagic stuff from there to here. Let’s see how this will work out)

(Sh*t happens, they say. True story. First time it happened to me that severely in – let me see – close to six years of professional consulting and geeking)

(Oh and please, somebody spot the irony that my free day is on February 29th)

¹ Photo by mararie on Flickr

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Protokoll DNUG Enterprise 2.0 Workshop

In diesem Post folgt das Protokoll des Enterprise 2.0 Workshops, den Stefan, Thorsten, Lars und ich bei der letzten Auflage der DNUG Konferenz in Berlin durchführten. Ist nun schon ein paar Tage her, aber die Inhalte sind beileibe nicht überholt. Im Gegenteil, vielleicht kann ich an der einen oder anderen Stelle ein zwischenzeitliches Learning von mir, bspw. von der Enterprise 2.0 Konferenz in Boston, einfließen lassen.

Die mehrstündige Veranstaltung in Berlin hatte ohnehin mehr Workshop- denn Vortrags-Charakter – mit der Besonderheit dass wir, anders als üblich, kein Slide-Show-Karaoke machten sondern eine Diskussion zwischen und mit den Teilnehmern moderierten. Ein Nachteil? Ja, denn hätten wir das Karaoke gemacht (mitsamt sorgfältig auszufüllenden Bingo-Kärtchen …) hätten wir das Protokoll noch am Veranstaltungstag abgeben können. Statt einem (ausgedruckten) Foliensatz muss es nun ein Blogpost werden, mitsamt allen Eigenheiten des Social Web, sprich es darf kommentiert und verlinkt, weitergedacht und ergänzt werden.

Multimediales gibt es dennoch, zum einen die Fotos der Flip-Charts, die wir während des Workshops erarbeiteten:

[flickr-gallery mode=”photoset” photoset=”72157624330949965″]

Zum anderen unseren Collaborative Writing Space bei yourworldoftext, in dem Thorsten synchron zum Workshop Ergebnisse notierte:

Die Vorteile des von uns gewählten flexiblen Ansatzes an den Workshop stellten sich bald heraus – genauer gesagt schon beim Abfragen der Wünsche und Vorstellungen der Teilnehmer in der Eröffungsrunde. Anders als von uns erwartet ergab sich kaum ein Interesse an Social Media im engeren Sinne, und auch nicht an Technologien oder Werkzeugen. Im Mittelpunkt stand Implementierung – d.h. die organisatorische Umsetzung von Enterprise 2.0 – in Verbindung mit dem Wunsch gemeinsam Vorgehensweisen, (Projekt-)phasen und geplante Einsatzarenen zu diskutieren.

So haben wir Einsatzarenen wie PR, Marketing, Service und Support, Vertrieb, F&E, Innovations- und Wissensmanagement (mit der speziellen Einsatzarena Expertise Location) gesammelt und (teilweise) die spezifischen Möglichkeiten und Herausforderungen von Enterprise 2.0 besprochen. Die Diskussionen haben wir zum einen durch eine Unterteilung in Prinzipien, Methoden und Werkzeuge, zum anderen durch eine Unterteilung von Erfolgsfaktoren (und Mißerfolgsfaktoren) strukturiert.

Ergebnisse ergaben sich aus dem gemeinsamen Brainstorming bzw. dem moderierten Sammeln der Inputs der Teilnehmer, die hier ihre Erfahrungen einbrachten. Als generell wichtig für den Erfolg von Enterprise 2.0 in Unternehmen wurde u.a. festgehalten:

  • Experimente mit Enterprise 2.0 müssen zugelassen werden (um aus diesen zu lernen) – manchmal muss man einfach etwas anfangen (“Just do it”) um daraus zu lernen
  • Use Cases definieren (incl. der Ziele und der Nutzenerwartung) – und das Vorgehen definieren. Dies weniger im Sinne einer Diskussion um einen RoI von Enterprise 2.0 Projekten (viele Aspekte sind ohnehin schlecht zu messen) sondern mehr um (qualitative) Argumentationslinien zu schärfen
  • dennoch Metriken der Erfolgsmessung definieren und vereinbaren – “sich messbar machen lassen” ist auch eine vertrauensbildende Maßnahme
  • Risk Management (und das proaktive Vorausdenken und in-Betracht-ziehen von Gefahren (Aufbau neuer Silos durch falsch verstandenes Enterprise 2.0, Information Overload, unzureichende Nutzung – 90-9-1 Problematik, Widerstände, …)
  • Integration in Unternehmensprozesse und -aufbaustrukturen
  • Generall Projektmanagement, sichert unmittelbar den Projekterfolg, und mittelbar den nachhaltigen Erfolg (dauerhafte Nutzung, Erreichung der Ziele, …)

Hierzu passen die von den Teilnehmern gesammelten Implementierungsmethoden und -erfahrungen

  • Status Quo feststellen (vorhandene Kompetenzen, Motivationen und Randbedingungen)
  • Alternativen schaffen bzw. (ungewünschte) eliminieren
  • Staffing des Implementierungsteams ist wichtig (Begeisterte und Skeptiker; Macht- und Fachpromotoren; interne und externe)
  • Coaching (mit dem Ziel Kompetenzen zu entwickeln, auch gemäß dem train-the-Trainer Prinzip)
  • Facilitation (mit dem Ziel Prozesse in Gang zu setzen, “Selbstheilungskräfte” aktivieren, …)
  • Vorbilder fördern

… ebenso wie die gemeinsam diskutierten Einführungsstrategien:

… und der Umgang mit Widerständen:

  • die Rolle und Aufgabe des mittleren Managements
  • die Unterstellung dass Enterprise 2.0 doch nur ein Hype, und eine Mode ist (die Antwort)

Als Ergebnis haben wir gemeinsam dann eine (natürlich unvollständige und mit allen Nachteilen von Listen ausgestattete) Checkliste Social Web (im Unternehmen) erarbeitet:

  • Mitarbeiter und Zielgruppen beachten (Stakeholder insgesamt) – wichtig sind Entscheider (weil wir diese sowohl im Top-Down als auch im Up-Down-Vorgehen brauchen – als Entscheider über Budgets, Alternativen, Anreizsysteme, wir brauchen sie auch als Vorbilder und Motivatoren, …)
  • Business Case definieren
  • Social Computing Guidelines formulieren
  • nachhaltige Motivation ist wichtig – Anreizsysteme müssen bedacht werden
  • (Kommunikations-)Strategie erarbeiten
  • Menschen müssen in bezug auf Kennen – Können – Wollen – Sollen angeholt werden
  • Management-Support einholen
  • Risk Management
  • und ganz wichtig: ist die getroffene Auswahl von Methoden und Werkzeugen stimmig? Passt sie zum gegebenen Organisationskontext? Passt sie zur bestehenden IT-(Landschaft)? Passt sie zur bestehenden Unternehmenskultur? Und sind die Unternehmensstrukturen überhaupt Enterprise 2.0-geeignet?

Soweit zum Protokoll, Ergänzungen und Anregungen willkommen.

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