Overcoming Enterprise 2.0 Hurdles with Social Interaction Design

Nice, there’s not only Thomas Vander Wal‘s slides but now also a video of his webinar for Thoughtfarmer at their blog. Click through to have a view. I like it that he’s starting off with some dirty little intranet secrets (and yes, I know that’s no coincidence) – but I even more like the usefulness and cohesion of his model-driven talk and perspective. And it’s getting even better when he’s delving into the psychological aspects of collaboration (ie. the social comfort zones we enjoy to be in and dread to move out of) and the usability aspects of interaction and collaboration. These get neglected too often and with foreseeable results

15 Jahre Wiki

Diese Woche wurde ich von einem Journalisten – jener war auf der Recherche zum Thema “15 Jahre Wiki” – via Email und mit der Bitte um kurze Antworten befragt. Diese kurzen Antworten zum Thema Wiki zu formulieren ist nicht immer einfach – gerade wenn es um die Vielfalt der heutigen Einsatzgebiete geht. Insofern ist es vielleicht eine gute Idee hier die Fragen und meine Antworten zu dokumentieren, später werde ich sie auch noch im offenen Intranetwiki dokumentieren:

1. Wo werden Wikis heutzutage eingesetzt?

In Unternehmen sind die wesentlichen Einsatzarenen interne Kommunikation und Wissensmanagement, zunehmend auch für Aufgaben rund um das Innovations- und Ideenmanagement. Insgesamt sind Wikis zentraler Bestandteil von “Intranets 2.0”.

In meinen eigenen Projekten habe ich daneben noch Wikis in der Unterstützung von Service- und Sales-Einheiten eingeführt – der Einsatz in der betrieblichen Weiterbildung wäre zwar prädestiniert, ist aber bisher nicht so ausgeprägt. Leider, ja …

2. Wo haben sie ihre Stärken, wo stecken die Tücken?

Stärken von Wikis sind die leichte Anpassbarkeit an veränderliche Aufgaben, die Förderung der Beteiligung von Mitarbeitern, die Schnelligkeit mit der Inhalte gemeinsam erarbeitet und weiterentwickelt werden können, die Förderung von eigenständigem Mitwirken und -gestalten von Mitarbeitern und vieles mehr 😉

Technisch gesehen sind Stärken die “Leichtgewichtigkeit” und die leichte Skalierbarkeit der Lösungen – Wikis sind so für viele betriebliche Aufgaben eine effiziente Lösung. Ein wichtiger Aspekt der leider oft vergessen wird ist zudem dass Wikis in der Regel und quasi “von Hause aus” barrierefrei und standardkonform sind

Tücken sind präsent, aber letztlich vermeidbar. Ein grundlegendes Risiko beim Einsatz von Wikis ist es das Projekt, das die Einführung letztlich darstellt, nur technisch zu verstehen. Der Einsatz von Wikis im Unternehmen ist aber stets auch ein Wandelprojekt, sprich wenn man die sozialen Aufgaben unterschätzt und Wikis durch die Brille eines klassischen IT-Projekts versteht ist das ein Risiko.

Beratung bei der Einführung tut also not …

3. Welche Unternehmen und Einrichtungen sind in Ihren Augen “vorbildliche WIki-Nutzer”? (gerne Spezialgebiete – Wikipedia habe ich schon erwähnt 😉

Da gibt es gar nicht so arg viele – zu oft werden die wirklichen Potenziale nicht wirklich ausgeschöpft.

Massiver und erfolgreicher Einsatz von Wikis wird uns bspw. aus Unternehmen wie Google berichtet, dieses Unternehmen “läuft auf und durch Wikis”. Daneben ist IBM ein guter Kandidat, und das Spezialunternehmen CIA, das mit Wikis und Blogs die “competitive intelligence” unterstützt.

4. Mit welchen Schwierigkeiten haben sich Nutzer auseinanderzusetzen?

Wikis haben punktuell “andere” Anforderungen – bspw. ist es für Nutzer vorteilhaft sich sprachlich – und vor allem schriftlich – gut ausdrücken zu können. Nicht allen Mitarbeitern fällt das leicht, manche legen sich auch ungern öffentlich und dokumentiert fest (Email ist dagegen eher privat …), andere scheuen die Transparenz über die eigenen geleisteten Beiträge, wieder andere befürchten Konsequenzen wenn ihnen im Wiki Fehler unterlaufen.

Technisch und in Bezug auf die Usability gibt es weniger Probleme, es ist meist mehr ein Reiben mit der gelebten Organisationskultur und -prozessen. Die häufig geäußerte Angst vor einem Information Overload und einer Überflutung kann man bspw. durch Coaching und insgesamt einen begleiteten Einführungsprozeß auflösen.

Rückblick auf WikiCamp 2010 (und die Webciety)

Die CeBIT 2010 ist um und langsam treffen die Rückblicke und Einschätzungen ein. Da will ich nicht fehlen und schaue auf das erste WikiCamp am CeBIT-Samstag zurück.

Ob ich einen generellen CeBIT-Rückblick schreiben soll – ich weiß nicht. Zwar war ich schon seit Donnerstag in Hannover – aber zumeist auf der Webciety oder in der angrenzenden Blogger Lounge von t3n. Und da das dichte Programm – gerade auch der Global Conferences – einem kaum die Gelegenheit zum Durchschnaufen gab, vom reflektierenden Innehalten ganz zu schweigen, stellt sich nun die Frage was berichtenswert ist. Wobei – eines ist auf jeden Fall bemerkenswert: Die Webciety war der Ort an dem man sich traf, sie war der Anlaufpunkt für alle, die sich mit dem Social Web beschäftigen. Deshalb auch an dieser Stelle ein großes Lob an die Macher für die Plattform. Die Webciety war quasi eine Social Web Messeinsel, mit interessanten Themen und Gesprächen.

Dank der Webciety-Macher bekamen wir ja auch sowohl Räume für die WikiCamp Sessions als auch eine Plattform um das Konzept des WikiCamps, bzw. von BarCamps generell, vorzustellen. Entsprechend machten wir dann auch die Vorstellungsrunde und die Sessionplanung “in the wild” und öffentlich. Und ja, es wäre kein WikiCamp wenn wir das OpenGrid der Sessionplanung nicht gleich im Community-Wiki eingetragen hätten …

In der Tat war dann auch das OpenGrid ähnlich gut gefüllt wie die Sessionräume – wir haben denn auch den konkreten Ablauf während des Tages sehr flexibel handhaben müssen, ähnlich flexibel wie wir das Problem gelöst haben dass der Beamer zu tief stand …

Ja, auch dafür sind die Saftboxen von Walther’s sehr gut geeignet – Danke Kirstin für deine Unterstützung. Und im Foto oben sieht man auch sehr schön die WikiCamp T-Shirts, bedruckt von Printequipment.

Die einzelnen Sessions wurden zum Teil in Buzz und Wave, zum Teil im Wiki mitgeschrieben und -dokumentiert, spannend sind u.a.

Mittlerweile kommen auch die ersten Blogposts von Teilnehmern herein. Unter anderem hat Matthias hier seine Folien zur Session “Einführung von Wikis in Unternehmen” gepostet – danke dafür (und ja, das Lob “BarCamp, back to the basics” höre ich gerne):

Ein Tisch, ein paar Stühle drum und ein Beamer. Mehr braucht man nicht und genau so war das Wikicamp.

Es wäre doch schön eine solche informelle und produktive Zusammenarbeit über den Tag hinaus – sprich auch nach dem WikiCamp – hinzubekommen, nicht wahr? Genau daran “krankt” es ein bisschen bei vielen BarCamps offenen Veranstaltungen – eine nachhaltige Vernetzung wäre wichtig ist aber schwer umzusetzen. Mal sehen wie wir das mit dem WikiCamp hinbekommen, in jedem Fall muss das ja keine einmalige Veranstaltung bleiben.

Persönlich habe nicht so viel mitschreiben und -arbeiten können wie ich wollte (und auch meine geplante Session zum Thema Wiki Usability und Design musste ausfallen). Zum einen weil ich nebenher einige organisatorische Dinge stemmen musste – zum anderen weil ich während dem dritten und vierten Timeslot mit Dion Hinchcliffe eine Art Fireside Chat auf dem LKS Forum zu Enterprise 2.0, Adoption und Implementierug (und ja, auch zu Google buzz) hatte.

Am Ende des WikiCamps haben wir beide dann auch ein kurzes Executive Summary auf der Webciety gezogen, sprich eine Zusammenfassung der Ergebnisse des WikiCamps und unseres öffentlichen Geek-Talks Fireside Chats.

Thanks, Dion – always a pleasure!

Thoughts on using Google Buzz for collaboration and knowledge work

Ah, all the buzz about Google Buzz. Everybody is kicking the tires, experimenting and playfully learning. This is fun – at least for geeks and I can say that the overall experience has been pretty cool. It’s slick, has seen some very good ideas implemented and integrates nicely with my (private) Google account. Some feature requests and some questions still remain, and right – mine are not so much focussed on the consumer experience side but rather on the side of collaboration and knowledge worker’s processes. So no thoughts on mobile usage of Buzz now, nor about usability, complexity or design and only a smallish thought on adoption near the end of this post.

One – I am really waiting for the Buzz to arrive in my Google Apps domain (mail to frogpond adresses is handled by Google Mail, yes, there are a lot reasons for putting mail and apps into the cloud) – and the official announcement wasn’t clear I think:

We also plan to make Google Buzz available to businesses and schools using Google Apps, with added features for sharing within organizations.

Hmm, does this include the standard edition of Apps or is this planned for Premium alone?

Two – let’s applaud Google for relying on open communication standards for its social web endeavours – it’s playing, integrating and – as Chris Messina writes here – leveraging the fabric of the open web. Of course this is helping Google but it’s also helping us, and it’s a wildly disruptive move too (hey, everything that uses Pubsubhubbub is a friend of mine …).

Three – Right, Buzz both validates and marginalizes Friendfeed (I so dig the tag line “FriendFeed Reborn. On Growth Hormone” at Techcrunch). Indeed, the idea of an aggregated life-workstream was just too good to go unsatisfied – and I am now waiting for rooms and/or persistent searches to find their ways into Buzz.

Knowledge workers they need to arrange their groups and channels of communication, finding information from sources that are contextually relevant (and then act upon them, sometimes this may just mean more information filtering, analysis and refining et al.). All in all the knowledge workers workplace can need some more nifty tools that improve productivity – and yes, this is a big topic in Vulcan too everywhere.

Four – Commencing on the context topic of three, what Buzz already has done for me is a boosting of the volume (and so far the usefulness) of Google Reader recommendations. I really like the pre-filtered stuff that gets channeled to me through my social network (and I hope they enjoy the stuff I am recommending and bookmarking on a daily basis).

And now there’s more of it – and it’s easy to “buzzify content” that may start a discussion on Buzz. So I guess we need some more Backtype wizardry to include the Buzz discourse on blogs. That said – we’re still missing threaded conversation, individual favoriting of comments et al. in Buzz. Until that arrives I would rather have the conversation and discourse in here, yet I am not sure how this will work out in the end. But yes, I see and I like that Buzz will allow for more finetuning, filtering and finding stuff that interests me.

Let’s assume then that the adoption rolls in the enterprise sphere too? That’s asking for much now (and let’s not forget that these are beta status thougts …). One reason is that Google is not exactly in the position to enter the large enterprises market, even taking into account the considerable amount of consumerization of corporate IT and collaboration instruments. But I am sure that collaboration systems that merge IM, mail, wiki style collaborative editing, content sharing and communication will succeed in the enterprise too.

So yes, I think they can mount the 9x challenge – Susan asked here whether Buzz can overcome Andrew McAfee’s famous test – and I commented that it’s the integration with Google Mail that helps Buzz access a huge initial user base and network, of which:

[…] some may use it at times, even when it’s not 9 times better than the other ways we communicate

From this initial user base I guess it’s a downhill battle …

So yes, and to sum it up – for now Buzz may be immature, but it has lots of promise to change the way people collaborate and communicate.

PS. I know this could as well been a BMID post – as Buzz pondering touches and meanders around the cultures of innovation, the nerve and resilience to pull through with your innovation and ideas (some have fears Google may not), all in all the excitement and the wonders of technology innovation. And it’s relevant from a business model innovation perspective too, I feel a bit so …

Lotusphere 2010: More Analyst Briefings

I really need to clone myself – there are way too many good sessions at Lotusphere 2010. And it doesn’t help that I’ve got an tight appointment schedule set up, ie. analyst meetings and briefings on everything from LotusLive, UCC to IBM Lotus Strategy.

But it’s fine with me, there’s a lot of takeaways, some of Day 1 Analyst Briefings follow:

Q&A with Dwight Morse, Lotus Notes Channel Marketing Lead

The announced Vulcan Project – some kind of next gen Lotus Notes in the cloud – started a long time ago in the IBM labs. It’s bringing together a lot of ideas (also from some recent acquisitions).

What do I think? I like the idea of an advanced knowledge worker’s workspace, integrating IM with social web tools, putting some effort into being more presence- and task-aware, the tagging of documents, the sharing of bookmarks in communities, the searching and connecting with people and communities. Add to this the open APIs …

The two things I am still doubtful with are this focus on documents as the main unit and object of interest. I sense an inclination to a document-centric approach. But we agree it’s content after all, and we should rethink our understanding of what we deal with?

The other thing is the Social Analytics stuff – while I find it interesting and able I know that it will raise a lot of concerns with people employees, probably slowing down acceptance. This grief may stem from my european-ness, but I can’t help it. Probably needs a staged approach, a lot of explaining and show-and-tell, and some smart tweaking options (is opt-in a valid option or does it only work when we’re allowed to sift through all data?).

OK, it’s a vision for the future, a roadmap – and they understand that information is the basic unit – be it mail, documents, or whatever.

Next thing we were speaking about was the Collaboration Agenda – it was explained to me as a solution selling naming, ie. helping the problems of explaining and selling a complex thing like Notes in an “elevator speech”. Elevators will see pitches like these:

Ya know, everyone needs to collaborate, and let me ask you directly: „What is your need? What are the pain points you see in your organization? What are the things you need to do and can’t do today?“

[…]

Let me introduce you to the solutions IBM and Lotus can offer you … (yes, I will cater for the jobs of tailoring and selecting from our portfolio …)”

Four industries are targeted, overall vertical markets where business partners shall provide solutions to discrete needs (CRM & sales, innovation management, etc.). Here Lotus Foundations will not be pushed as a product, but it’s a part of the tool box solutions get chosen from.

Q&A with Brendan Crotty, Program Director for LotusLive

LotusLive Labs is conceived as a way to expose new innovations coming from IBM Labs. Cool things included like some kind of “automatic video transcribing” so that a recorded presentation can be accessed at individual segments.

Most interesting is that IBM is expecting to learn a lot from the data and the feedback, ie. speeding up development of this “perpetual beta”. Did I say beta? Don’t be afraid, Labs is easy on the admin side, ie. it’s easy to decide who’s going to get access, a lot of business controls etc.

From a partner and customer perspective (think of Salesforce etc.) it was said that it’s going to be easy to integrate with LotusLive, because of adherence to open standards and data exchange models (RESTful et al. …). We’ll see if that’s pulling through, I must say that open standards are a hot meme among the IBM executives I’ve been talking to, next to the notion of “we will cater to what our customers need and want”. No, I am not going to write about the iPhone …

Q&A with John Del Pizzo – Sametime / UCC

Noted down: In the past they used IBM-specific standards, now it’s SIP (hmm, XMPP too I guess) – overall a bet on open standards, that allows for more connectivity (with competing providers too, yes). Thus Sametime can act as a client for Radvision, Tandberg, etc. as an endpoint.

John stressed that providing UCC at the desktop drives adoption, but needs simplicity. Well, simplicity, usability and ease of use drive adoption, then adoption drives ROI. Nothing to argue with that.

Interesting business cases again, like some customers wanting to use UCC for service (and customer collaboration) uses.

On the question of how this compares and competes with Microsoft Communication Server he argued along the lines of simplicity and usability (see up there …), scalability, openness, standards, interoperability, ability to integrate Sametime where it’s needed (hmmm, HTML5 or AJAX-ey integration?).

Q&A with Alistair Rennie, Lotus General Manager

Rennie summed up the announcements – then answered questions, covering cloud based collaboration, the Panasonic deal, mobile collaboration etc. Some notes:

– Social Analytics is getting customers excited, and they’ve got more  (research based) ideas coming, eg. on how to finetune recommendations

– Customers want and need integration, Notes acts as a collaboration hub, administered from one point. Customers want and need openness

– to deal with the diversity of (european) markets it’s best to sort out the individual best practices (cause these are always geographically-tied best-practices …) – nothing to argue with that, but I would say that we have a growing portion of EU-designed regulations (compliance!), and basic patterns are similar

– emerging markets are going strong in collaboration software – and they are as (IT-) sophisticated as the rest of the world. They grab this new disruptive opportunity, ie. setup something mission-critical collaboration software without having to keep legacy systems working (why yes, fresh installs and leapfrogging can be good …). IBM is having more and more „research pockets“ and laboratories around the world – this helps with catering for the various markets (and I say with innovating in the areas that matter).

– we’ve also heard some bad-mouthing criticism on Microsoft – but OK, this is probably normal and we all know those IT guys know how to “play”. I leave it to you to select from the batch: “too tightly integrated stack”, “missing some substantial thoughts”, “missing out in mobile (they don’t get what people are asking for)”, “missing out in social software”, “what they are doing is not going to be more relevant for customers”. Don’t flame me …

– on collaboration – yes, appears and happens on all levels (and even between organizations). People now expect social collaboration capabilities to get their jobs done. Yes, I would add we need to focus on freeform emergent collaboration, like eg. all those barely repeatable processes (hat tip to Sig Rinde) which can’t hardly be predefined …

Upcoming: Prio Conference

Nächste Woche ist der Terminkalender prall gefüllt – u.a. steht Mittwoch der Besuch der Prio Conference in München an, am Donnerstag dann der Confluence Community Day in Frankfurt (hier schon erwähnt: “Speaking at Confluence Community Day“).

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Weil mich der ein oder andere gefragt hat warum ein Enterprise 2.0 Berater auf eine .Net -Konferenz geht (gute Frage, ja), hier ein paar ebenso gute Gründe:

Zum einen geht es bei der Prio Conference dieses Jahr zentral um User Interfaces – und das wiederum ist für einen Berater der sich u.a. mit der Usability von Wikis beschäftigt erst einmal spannend. In der Vergangenheit habe ich so u.a. bei DesignCamps zum Thema mitgearbeitet und auch immer wieder die Zusammenhänge von Usability und Akzeptanz in diesem Blog beleuchtet. Und ja, ich bin mir nach wie vor sehr sicher dass angenehme Benutzeroberflächen – gerade bei Collaboration Software – von sehr großer Bedeutung sind. Anders als in traditionellen IT-Ansätzen (und Enterprise Software) können die Nutzer nicht gezwungen werden die Lösungen zu verwenden, umso mehr muss Collaboration Software nahtlos in die täglichen Arbeitsprozesse eingebunden werden um Nutzen zu erzeugen, hier stellen sich ganz automatisch Fragen von User Interfaces, Ergonomie und Usability.

Zum anderen ist es aber natürlich auch so dass die Agenda am Mittwoch einige spannende Vorträge verspricht, u.a.

  • 09.00 – 09.45 Uhr die Keynote von Prof. Baudisch vom HPI, Berlin: Mein neuer PC ist ein Handy – Techniken und Technologien für die neue Kleinheit
  • 10.15 – 11.30 Uhr: IT braucht Psychologen – Dieser Vortrag vertritt die Position, dass Ingenieur- und Arbeitspsychologen Technik, also auch Software, besser auf die Frage der Anwender vorbereiten können
  • 11.45 – 13.00 Uhr: SharePoint und Silverlight – Wie kann Silverlight in SharePoint- Webparts eingesetzt werden, um ein besonders leistungsfähiges UI zu entwickeln?
  • 11.45 – 13.00 Uhr: Understanding User Experience Design Patterns – Patterns are constructs or objects that repeat in a predictable manner. For most developers, patterns are directly related to object oriented coding best practices. In this talk, you will be introduced to “design patterns” that will help you build better user experiences. We’ll explore UX patterns that can help you build great user experiences, and provide examples of how you can start using them in your development today. We’ll cover patterns that pertain to different kinds of user interface problems such as commands, data entry, information architecture, navigation, page layout, and data visualization
  • 16.00 – 17.15 Uhr: Natural User Interfaces: Ein neues Paradigma für Human-centred Design – Um User Interfaces für natürliche Interaktionen (wie z.B. Multitouch) zu entwickeln, muß man sich mit neuen Fragestellungen auseinander setzten. Es ist nicht damit getan, ein bestehendes UI zu “übertragen“. Um Natural User Interfaces zu unterstützen, müssen neue Interaktionskonzepte erdacht und gestaltet werden. Ganz im Sinne von Lichtenberg (1742–1799): “Dieses haben unsere Vorfahren aus gutem Grunde so geordnet, und wir stellen es aus gutem Grunde nun wieder ab.“ gelten neue Paradigmen.

OK, ich muss zugeben dass ich um 11:45 den Design Patterns zuneige, auch wenn es sehr reizvoll wäre zu sehen wie man Sharepoint (noch) hübscher machen kann …

Der letzte und entscheidende Grund ist aber dass ich in der Twitter-Verlosung des O’Reilly Verlags ein Prio Conf-Ticket gewonnen habe. Die Frage nach meinem O’Reilly-Buchcover Lieblingstier war ja auch wirklich einfach … Heute habe ich dann noch einmal in meinem umfangreichen O’Reilly Bücherregal gestöbert und das hier gefunden:

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Zwar kein Ersatz für Brehm’s Tierleben, aber immerhin eine Erstauflage von 1999 (ja, die Frösche im Hintergrund sind kein Zufall …)

What Works: The Web Way vs. The Wave Way

Anil Dash writes about his doubts on Google Wave – will the complexity deter developers, will it invite them to add fancy bells and whistles or will it inspire them to add “incremental enhancements” to their sites?

I think that everything worthwhile doing in this (Enterprise 2.0) collaboration space is going to have both an immense level of “complicatedness” inane and also needs to invite people to add and tweak stuff (yes, this can be done because Wave is complex not complicated alone, if it were complicated like **** nobody would care to experiment with Wave).

So I am pondering understanding Google Wave as a CAS – complex adaptive system? Right, I think it is, like the Internets it’s a platform built upon a range of easy protocols that allows for the emergence of unforeseen new patterns (bells, whistles, “incremental enhancements”, …).

Sounds great to me and as an Enterprise Collaboration Consultant I really do hope that Google Wave will succeed – in all it’s platformy-ness and complexity – with both developers and business (process) people.

But then another task needs to be dealt with – protecting users from the complexities of the platform and helping them find ways of use, here usability of apps and sites built upon Wave must be better than what we’ve seen so far … this messy UX above reminds me of some platforms best forgotten.

Posted via web from frogpond’s posterous